Вашите финансови отчети са моментна снимка на вашия бизнес в даден момент. Те са полезни, но реалността е, че обикновено не можете да спрете бизнеса си, докато подготвяте изявленията си. Вашите рекламни места ще продължат да се променят, докато работите по книгите, ще продължавате да правите продажби и да правите поръчки и персоналът ви ще трябва да бъде платен. Сумите, които персоналът ви печели след последния завършен цикъл на заплащане на годината, се наричат натрупани заплати или заплати и ще трябва да добавите тези и да коригирате финансовите си отчети, за да ги отразите.
Какви са натрупаните заплати?
Вашите финансови отчети разделят парите, влизащи и излизащи от вашия бизнес, на две категории, активи и пасиви. Ако дадена сметка представлява пари, дължими на вашата компания, това е актив. Може да не я притежавате, но в нормалното протичане на нещата в крайна сметка ще попаднат в банковата ви сметка. Парите, които вашата компания дължи на другите, е отговорност, дори когато понастоящем се намират във вашите сметки, по същата причина. Това се случва в края на отчетния период, когато дължите на служителите си пари за смени, които са работили, но все още не са платени. Това е отговорност, която сте натрупали или натрупали, точно като лизинговите плащания за вашето оборудване или помещения.
Защо фирмите използват натрупаните заплати
Ако сте взели назаем 20 долара от приятел, напълно добре е да си направите бележка във вашата чекова книжка няколко седмици по-късно, когато напишете чек, за да му платите обратно. В крайна сметка нещата биха били грозни, ако се опитате да управлявате бизнес по този начин. Ето защо е принципът на отчитане, че трябва да записвате всички разходи - включително и заплатите - в периода, в който е натрупан. Заплатите, които дължите, ще се покажат на две места, тъй като повечето фирми използват счетоводство с двойно въвеждане. Ще трябва да ги запишете в баланса си като пасив, а в отчета за доходите - като разход. Ако не го направите, финансовите ви отчети за края на отчетния период няма да бъдат точни.
Разходите за заплати, които се обработват, не са
В края на отчетния период, независимо дали е месечен, тримесечен или края на вашата фискална година, най-вероятно ще покажете някаква доларова неплатена заплата в книгите си. Това е така, защото рядко се случва бизнесът да се установи със служителите си в края на цикъла на заплащане. Обикновено ще има една седмица или повече между крайната дата на изплащане на заплати и ден на плащане. Ако в края на годината попаднете през тази седмица, ще имате сума, която вече е обработена и чакаща да бъде издадена, и това се показва в книгите ви. Вашите натрупани разходи за заплати са различни. Повечето от персонала ви също ще са работили през дните между края на цикъла на заплащане и края на отчетния период и това са сумите в долари, за които трябва да направите корекции.
Осъществяване на записите за натрупаните заплати
Първото място, на което ще трябва да направите запис, е в счетоводния ви баланс, на кредитната страна на книгата. Тук ще имате акаунт, наречен "Заплати за заплати", или нещо подобно. Повечето пъти тук вече ще има сума в щатски долари, която представлява вече обработената ведомост от предишния период на заплащане. Тук ще добавите натрупаните заплати, след като сте изчислили общо. В отчета за доходите, в дебитната страна на счетоводната ви книга, ще имате подобна сметка, наречена "Разходи за заплати" или нещо подобно. Тук ще добавите съответната сума. Накрая, в повечето случаи, вашите книги ще включват и дневник, който записва всяка транзакция. След като направите корекциите си в баланса и отчета за доходите, ще трябва да ги регистрирате и в дневника. Ще впишете Разходите за заплати в дневника си като дебит, а Заплатите като кредит.
Изчисляване на суми за часови служители
Вашата фирма може да има служители на час, служители на заплата или по-често и двете. Изчисляването на неплатените суми, които дължите на служителите си на час, е сравнително лесно. Ако държите официален график на хартиен или електронен носител, можете да изтеглите тези, за да откриете кои служители са работили в кои часове. Оттам изчислете броя на отработените часове от всеки служител и го умножете по часовата им ставка. Прегледайте графика за последните няколко дни, ако вашият бизнес е достатъчно малък, че не е нужно да използвате официални разписания. Добавете всички планирани часове, направете всички необходими намаления за персонала, който е напуснал рано, са пристигнали късно или са се обадили на болни, и след това умножете действителните отработени часове по почасовата ставка на служителя. И накрая, добавете сумите, за да достигнете цифра за общата натрупана почасова заплата.
Изчисляване на суми за наети служители
Разработването на сумата на натрупаната заплата за наетите служители е малко по-сложно, въпреки че все още не е особено предизвикателно. Заплатите обикновено се изразяват като годишна или месечна цифра, така че ще трябва да ги разделяте на сума на ден. За годишна заплата може да разбиете общия брой работни дни в годината и да разделите заплатата с този номер. Резултатът ще бъде дневната сума на заплатата на вашия служител. Ако заплатата е месечна, можете да използвате същия метод и да преброите действителните работни дни за месеца. Някои компании обаче работят по 30-дневен месец за счетоводни цели, така че ако попаднете в тази категория, трябва да преброите дните до края на счетоводния си месец, а не до края на календарния месец. След като сортирате това и пристигнете на дневна цифра за всеки от служителите, които са работили през последните няколко дни от отчетния период, можете да го направите и да имате номер за общата натрупана заплата.
Изчисляване на извънреден труд, комисиони и бонуси
Работата ви не е съвсем завършена, след като изработите базовата почасова заплата и заплата. Често служителите ви ще получават допълнителни пари под формата на извънреден труд, комисионни или бонуси, а тези трябва да се отчитат. За да изчислите извънредния труд за служителите си на час, трябва да се обърнете към законодателството на държавата за извънреден труд или, ако се отнася за вас, всеки колективен трудов договор, който определя по-висока премия за извънреден труд. Някои служители също могат да получават заплащане на дежурство, разлика в заплащането за работа в непопулярни смени или заплащане на заплаха за опасни задължения. Ще трябва да изчислите тези суми поотделно за всеки засегнат служител. По същия начин ще трябва да изработите всички комисиони или бонуси, спечелени от Вашия почасов и нает персонал през последните няколко дни от счетоводния си период. Те ще добавят към общата натрупана заплата.
Болни дни и платен отпуск
Друго усложнение, с което трябва да се справите, са болнични дни, платени лични дни и платен отпуск. Това е особено вярно, ако използвате календарната година като фискална година, така че вашият фискален период съвпада с празниците. Ако предлагате платени лични дни, те обикновено са еквивалент на дневна заплата за наетите служители или нормална смяна - обикновено осем часа - за служител на час. Болните дни работят по същия начин и те често се вземат през празниците или на мястото на личен ден, или защото вашият служител законно се е разболял. Законът за заплащането на ваканциите варира в зависимост от това къде се основава вашият бизнес, но в повечето случаи се свежда до еднодневно заплащане за служителите, които не работят на почивка и за еднодневно заплащане на по-висок процент за тези, които го правят.
Разрешаване на данъци и обезщетения
След като изработите всички тези суми, ще имате цифра за всички фактически натрупани ведомости. Вашата работа все още няма да бъде напълно извършена, защото всеки долар от тази сума също представлява по-малък процент, който дължите под формата на държавни и федерални данъци върху заплатите. Ако фирмата ви предлага обезщетения за своите служители или за някои класове служители, тези обезщетения също се считат за облагаеми доходи. Ще трябва да изчислите стойността на тези обезщетения на ден и да ги приложите към всички отговарящи на условията служители, за да излезете с окончателната сума на натрупаните Ви заплати, включително тези обезщетения. След като тези са на място, можете да изчислите размера на данъка върху заплатите, който дължите. Строго погледнато, това не е част от корекцията за натрупаните заплати, но ще трябва да коригирате данъчните си сметки по същия начин, тъй като всичко това е част от една и съща задача.
Разрешаване на разходи за обработка на ведомостта
Ако използвате външна компания, за да управлявате вашата ведомост за заплати, трябва да заплатите една окончателна сума. Това е сумата, която плащате за обработката на работната заплата, която ще варира в зависимост от доставчика, който използвате, и плана за обслужване, който сте избрали. Обикновено таксите ще бъдат на базата на служител на месец, така че изчисляването на сумата на ден е почти същото като изчисляването на сумата за деня за месечна заплата. Умножете сумата за служител с броя на служителите, разделете тази цифра на броя на дните в месеца и след това умножете тази сума на ден на долара с броя на оставащите дни в края на месеца. Ако фирмата ви е малка, можете да включите тази сума директно в общата сума за натрупаните заплати. В по-големите компании вероятно имате отделна сметка за сметка на заплатите, но както и при данъците ви върху заплатите, има смисъл да изчислявате и отчитате тази сума, докато вече правите натрупаните си заплати.
Как да коригираме записите за начислени заплати
Сега, след като сте разбрали всички суми, свързани с долара, най-накрая сте готови да се потопите отново в книгите и да направите необходимите корекции. Първо се върнете в профила "Платими за заплати" от страна на кредита в баланса Ви или какъвто и да е акаунт в книгите ви. Там вече имате запис за предходния период на плащане, който вече е обработен и осчетоводен. Сега ще поставите нов запис там, с описанието "Adjusting Entry" и добавете заплатите, които сте изчислили за последните няколко дни от периода. Ако запазите книгите сами, можете да бъдете по-информативни и да го поставите на етикета „Коригиране на влизането за натрупани заплати“ или нещо подобно, за да ви помогнат да си спомните по-ясно какво сте направили. Сега преминете към отчета за доходите и въведете коригиращ запис по същия начин от дебитната страна на книгата ви. И накрая, влезте в регистъра и на двете, които коригират записите. Ако използвате компютъризирана счетоводна програма или ръчна система с "един запис", точните суми могат да се прехвърлят в дневника, без да се налага да го правите.
Недостиг на забрана за коригиране на записи за начислени заплати
Ако запазите собствените си книги или ползвате счетоводител, който не е официално обучен, е възможно да пренебрегнете тези корекции на фона на стреса и бързината на извършване на отчетите ви за края на годината, тримесечните или месечните отчети. Това е особено вярно, ако края на вашата фискална година съвпада с календарната година, така че се грижите за това, докато се опитвате да спазвате личните си задължения през празниците. Напълно разбираемо е, ако сте пропуснали корекциите, но това не означава, че не сте отговорни за правилното поддържане на книгите си.
Поддържането на неточни или неточни книги може да има редица последствия. Кредиторите или потенциалните инвеститори могат да бъдат предпазливи и с право, ако открият неточности във финансовите ви данни. Това също така означава, че не работите с точна информация, което прави планирането на управлението по-трудно. Ако сте на пазар, където набирането на служители вече е предизвикателство, репутацията на неудобно заплащане няма да помогне на вашата кауза. И накрая, ако не успеете да изчислите правилно данъците си върху заплатите, това може да доведе до глоби и нежелано внимание от страна на държавните данъчни органи или данъчните служби. Осъществяването на корекциите изисква малко работа от ваша страна - или част от счетоводителя ви - но си струва усилието да го направите правилно.
