Бизнес писмо определя тона на бъдещите взаимодействия. Когато бъдещ клиент получи бизнес писмо, той веднага създава впечатление за писателя и неговата организация. Ако писмото е твърде небрежно, писателят може да изглежда неискрен или непрофесионален. Писането, което е твърде формално, може да сплаши или да отблъсне читателя. Добре организираното и добре написано писмо ще създаде положително първо впечатление.
Добре организирана
Всяко бизнес писмо адресира конкретна цел или задача. Това може да бъде искане за информация, отговор на запитване или подаване на предложение. Първият параграф посочва целта на писмото. Той отговаря на въпросите на журналиста: кой, какво, кога, къде и защо. Останалите параграфи подкрепят тази цел с различни точки - квалификации, атрибути, характеристики. Последният параграф потвърждава тази цел и ясно очертава очакванията на писателя. Авторът използва подходящи преходни фрази, за да гарантира, че всички части на писмото преминават гладко заедно.
Ясно и кратко
Едно добро бизнес писмо предоставя цялата уместна информация по ясен и сбит начин. Авторът използва подходящ тон и език. Той запазва лексиката проста и избягва използването на технически или абстрактни езици, за да впечатли читателя. Той променя дължината на изреченията, като се отдалечава от дългите, разбъркани изречения с прекомерни подробности. Той обаче не се ограничава до къси, накъсани изречения. Когато е възможно, той използва активния глас вместо пасивния глас.
Добре структуриран
Всяко бизнес писмо следва изискванията на компанията и шрифта.В блоков формат, цялата буква е оправдана отляво и с едно отстояние, с изключение на двойно интервал между параграфите. Измененият формат на блока следва стила на блока, но позиционира датата и затваря в центъра. Повечето бизнес писма включват датата, вътрешния адрес, поздрава, заглавието, безплатното затваряне, подпис и приложения. Ако буквата е по-къса или по-дълга от средната, писателят прави необходимите настройки на вертикалното разстояние.
Грешка е безплатна
Преди да изпрати писмото, писателят чете първия проект на глас. Това е отличен начин да проверите за език, който звучи неудобно или неестествено. Той използва речник и пише стилове, за да провери всички правописа, граматиката и пунктуацията. Алтернативно, той може да използва функцията за проверка на правописа и граматика на програмата си за текстообработка. Той проверява двойно името, заглавието и адреса на получателя.
