Не е необичайно собствениците на фирми и доставчиците на услуги да занижават клиентите си. Например, ако сте уеб дизайнер и проектът, на който работите, отнема повече време и усилия, отколкото си мислехте, може да искате да таксувате повече. В този случай има смисъл да издадете дебитно известие или дебитно известие на клиента си. Този документ е широко използван във всички индустрии за постепенно фактуриране, банкови транзакции и др.
Съвети
-
Дебитен меморандум или дебитно известие е формуляр, издаден от продавачите, който уведомява клиентите, че не е таксуван или таксуван достатъчно. Той има ролята да управлява дължимата сума по определена фактура и да коригира грешките в сметките.
Какво представлява дебитният меморандум?
Да предположим, че притежавате агенция за дигитален маркетинг, а един от вашите клиенти иска допълнителни услуги, след като направи поръчка.Можете да издадете дебитно известие или нова фактура, покриваща тези услуги. Ако изберете първата опция, е необходимо да запишете дебитното известие на месечния отчет за неизплатени сметки.
Банките издават дебитни известия, за да уведомят клиентите си за таксите за плащания по заеми, лихви, откачени такси за проверка, DDA дебитни и кредитни такси и т.н. Този документ може да се използва и за начисляване на комисиона или за компенсиране на остатъчен кредитен баланс по клиентска сметка. Помислете за това като за неформална фактура.
Дебитни срещу кредитни известия
Като собственик на бизнес е важно да разберете разликата между дебитни и кредитни известия. Последният се използва за намаляване на сумата, която купувачът дължи на продавача. Купувачите записват това намаление в баланса на своите задължения, докато доставчиците го записват в баланса на вземанията им.
Като цяло, компаниите издават кредитно известие, когато таксите, начислявани на клиента, са твърде високи. Например, една фабрика може да издаде фактура в размер на $ 2 000 за 200 единици стоки, където всяка единица струва $ 10. Купувачът информира фабриката, че пет единици са дефектни. В този случай фабриката може да издаде кредитно известие от $ 50 и да запише транзакцията в нейните вземания.
Сумата, посочена в кредитното известие, може да бъде възстановена на купувача или да бъде приложена към покупка. Подобно на дебитен меморандум, този документ обикновено е за предишна фактура. И двата документа имат ролята да коригират грешките при фактурирането и грешките във фактурите.
Създаване на дебитна бележка
Дебитна бележка е сравнително проста за създаване. Първо, определете колко пари дължи вашият клиент. След това изберете формат, като например фиш за плащане или писмено писмо. Включете следната информация в дебитното известие:
- Име на клиента и бизнес информация
- Името на фирмата и данните за контакт
- Номер на данъчната Ви регистрация
- Референтен номер на клиента (по избор)
- Номер и дата на фактурата
- Кратко описание на закупените стоки или услуги
- Сума, дължима от купувача
- Условия за плащане, включително всякакви закъснели такси, които могат да се прилагат
Посочете причината, поради която издавате дебитно известие. Опишете какво се дължи и защо. Използвайте професионален тон. Ако дебитната бележка е свързана с предходна фактура, включете номера й в бележката си. В зависимост от предпочитанията ви можете да използвате програма за електронни таблици, текстообработваща програма, софтуер за фактуриране или шаблони за дебитни известия. Много уебсайтове, като Smartsheet, Template.net и Biztree, предоставят безплатни шаблони, които могат да бъдат персонализирани според вашите нужди. Всичко, което трябва да направите, е да попълните, изтеглите и отпечатате формуляра.
Когато приключите, изпратете дебитното известие на клиентите си. Ако не плащат навреме, създайте и изпратете друго дебитно известие. Помислете за използване на софтуерна програма като QuickBooks за водене на точни записи на вашите дебитни и кредитни известия, фактури и други финансови документи.
