Създайте вход за вход
Процесът на портфолиото на проекта е метод, който може да максимизира потенциала на продукцията на всички проекти, предприети от вашата организация в даден момент, при ограничени ограничения на ресурсите. Преди да започнете усилията си за управление на портфолиото на проекта, създайте среда за разбиране и сътрудничество между ключовите ръководители във вашата организация. Процесът на портфолиото на проекта може да включва прекратяване на текущи проекти, които могат да бъдат успешни и навременни в полза на проекти, които имат по-голямо икономическо или стратегическо въздействие върху вашите операции. Важно е мениджърите да разберат тази концепция, за да избегнат чувствата на негодувание, когато това се случи. Насърчаване на екипно отношение към подбора на проекти, вместо идентифициране на малки групи от служители с конкретни проекти. По този начин ще се избегнат чувствата на отхвърляне, възникващи в екипите по проекти, които са пренасочени или разделени между нови проекти.
Дайте приоритет
По време на процеса на управление на портфейла на проекта ще разпределяте ресурси, включително време, пари, продуктивност на служителите и технология, за тези проекти, които допринасят най-много за рентабилността на вашата компания. Преди да разгледате конкретни проекти, изгответе списък с приоритети, по които да прецените всеки един. Непрекъснато следете списъка с приоритети и го адаптирайте към променящите се стратегически цели и развиващите се бизнес климат. Елементите, по които да приоритизирате проектите си, могат да включват разходи, принос към приходите, маркетингово въздействие, срокове и постигане на конкретни цели.
Определете капацитета и търсенето
Всички организации са изправени пред проблема с използването на ограничените ресурси по най-ефективния начин. Съберете информация за капацитета на ресурсите и нуждите от ресурси за всеки проект, преди да използвате списъка с приоритети, за да определите кои проекти да предприемете. Общото търсене на ресурси за всички избрани проекти не може да надвишава капацитета на вашата компания. Например, ако фирмата ви разполага с десет компютъра и двадесет служители на разположение за работа по проекта, не можете да изберете портфейл от проекти, който да изисква двадесет и трима служители и единадесет компютри. Бюджетните ограничения също са важен фактор при определянето на оптималния микс от проекти.
Оптимизирайте портфолиото на проекта
Въоръжени с вашия списък от приоритети и информация, свързана с ресурсния капацитет и нуждите от ресурси на отделни проекти, вече сте готови да изберете набор от проекти, които да предприемат, които ще максимизират стратегическото си значение за вашата компания. Имайте предвид, че проектите, които не са първоначално избрани, не са непременно елиминирани; проектите с по-малък приоритет могат да се предприемат, когато ресурсите бъдат освободени чрез завършване на проекти с по-висок приоритет.
Съществуват няколко софтуерни пакета, които да ви помогнат в процеса на портфолио на проекта, но за по-прости портфейли от проекти може да се използва дърво на решения, за да се изложат всички възможности, свързани с избраната комбинация от проекти. Следвайте връзката в края на тази статия за пример на дърво на решенията за проекти.
Първо, избройте всеки проект, заедно с неговите общи разходи и изисквания за служители, технологии и други ресурси. След това посочете проектите, които са най-високи според приоритетите на вашия проект, и след това изберете портфолио от проекти, които трябва да преминат. Не забравяйте, че общите нужди от ресурси за всички избрани проекти трябва да бъдат по-малки от общия ви ресурсен капацитет. С въвеждането на нови потенциални проекти във вашата организация и при завършването на настоящите проекти, преразгледайте процеса на портфолио на проекта, за да решите кои нови проекти заслужават новите налични ресурси въз основа на актуализирания ви списък с приоритети и капацитета на ресурсите.
