Вътрешният контрол е политика, създадена за предотвратяване на кражби и щети на ценни активи на компанията. Материалните активи, като недвижимо имущество, производствено оборудване, материални запаси и пари в брой, могат да бъдат предизвикателство да се пази безопасно по всяко време, но запознаването с вътрешния контрол за управление на материални активи може да помогне за запазване на имуществото ви.
Контролиран достъп
Контролирайте достъпа до ключови области на операциите си, като съоръжения за съхранение на инвентар, складове за кеш и помещения за оборудване, с ключалки или пунктове за сигурност. Налични са електронни системи, които ви позволяват да ограничите достъпа до чувствителни зони до определен персонал, без да използвате традиционните ключове. Тези системи имат възможността да водят дневник, в който служителите имат достъп до определени зони в определено време.
Въпроси за делегиране
Делегирайте само дейности, включващи отворен достъп до инвентаризация, парични средства и други ценности, към най-доверените си служители. Според Montana.edu, мениджърите не трябва да позволяват на никого да подписва името на мениджъра, когато се занимава с доставчици, дистрибутори или клиенти, и не трябва да позволява никакъв изключителен контрол на служителите или експозиция към дейности по доставка или обработка на пари.
Проблеми със сигурността
Дисциплинираното внимание към детайлите е жизненоважно за сигурността на вашите материални активи. Заключете добре вратата и защитете помещенията си след всеки работен ден и използвайте наблюдение на камерата, за да записвате нарушители или подозрителни действия. Често правете банкови депозити и запазвайте само толкова пари в брой, колкото е необходимо.
Трасе за достъп
Когато е възможно, записвайте достъпа до чувствителни зони. Според siterooms.com записите за достъп са ключ към ефективния вътрешен контрол. Поддържайте електронен запис за достъп до зоните с ограничен достъп. Изискване касиерите да влизат в касови апарати с уникален идентификатор и да не позволяват споделяне на касов апарат. Изискване от служителите да маркират инициалите си по разписки за банкови депозити, формуляри за доставка, касови ленти и други контролни документи.
Физически одити
Извършвайте редовни и случайни одити на наличностите, оборудването и банковите си сметки, за да уловите подозрителна дейност по-рано. Обмислете използването на трета страна за одит, за да се гарантира надеждността на резултатите от одита.
Не позволявайте на служителите да одитират собствените си области на отговорност. Например, не позволявайте на служител, който отговаря за получаването на доставки, да проверява инвентаризацията на суровините и да не позволява на служителя, който прави банкови депозити, да извърши одит на банковите извлечения и касовите регистри.
прозрачност
Посочените по-горе концепции и техники могат да помогнат за предотвратяване на загуби и щети, но да направите вашите политики за вътрешен контрол напълно прозрачни за служителите, клиентите и бизнес партньорите могат да служат за предотвратяване на случващото се на първо място. Например кажете на служителите си, че достъпът до зоните с ограничен достъп е регистриран; нека клиентите знаят, че вашите помещения се наблюдават чрез видеонаблюдение; и нека вашите доставчици знаят вашите политики за вътрешен одит.
