Някои фирми могат да работят успешно само на базата на пари, но този модел е доста труден за поддръжка, след като преминете през мама и поп сцената. Особено трудно е, ако продавате на други фирми, които често не очакват да плащат предварително за своите покупки. Вместо това ще създадете фактура за продукта си, която клиентът ще плати по-късно. По време на периода между издаването на фактурата и плащането от клиента, тя се описва като отворена фактура за счетоводни цели.
Определение на фактурата на доставчика
Фактурата по същество е споразумение между продавача и клиента.Продавачът се съгласява да предостави продукта или услугата предварително и клиентът се съгласява да плати за продукта или услугата съгласно условията на фактурата. Тези условия включват определена дата, когато плащането е дължимо, и повечето фактури включват наказание за просрочени плащания. Някои продавачи предлагат морков, както и пръчката, предоставяйки подобна отстъпка за авансово плащане. Така или иначе, продавачът по същество предоставя кредит на клиента и очаква да получи заплащане - поне през повечето време - своевременно.
Задължения по сметки, вземания
Както клиентът, така и продавачът трябва да осчетоводяват отворена фактура в своя баланс. За доставчика това е текущ актив. Това са пари, на които може разумно да се разчита, за да плащат предстоящи задължения, като лизингови плащания или фактури за суровини. За клиента това е текущо задължение. Тя ще се покаже в баланса Ви, срещу вашите текущи активи, които включват вашите парични резерви и текущ паричен поток, както и вашите собствени сметки. И в двата случая той остава на това място до приключване на фактурата.
Определение за затворена фактура
Фактурата остава отворена, докато клиентът не направи и доставчикът получи пълното плащане. В края на клиента, плащането се осчетоводява като кредит към сметката за задължения към сметки, като в идеалния случай се цитира номера на фактурата и може би идентифицира доставчика. Това осигурява одитна следа в случай, че има проблем с фактурата или с нейното плащане. В края на доставчика плащането се записва като кредитно извлечение в книгата за вземания, идентифицирана по номера на фактурата и, в идеалния случай, с чековия номер на клиента. И в двата случая, с плащане в пълен размер, за да съответства на точната сума на фактурата - изваждане на всяка подходяща отстъпка или добавяне на подходяща лихва - фактурата вече може да бъде затворена.
Частични плащания Сложни неща
Сравнително лесно е да следите отворена фактура и да я промените в затворена, ако се изчисти с едно плащане изцяло. Това е малко по-сложно, ако правите или получавате частични плащания по една и съща фактура за определен период от време. Основният процес на осчетоводяване в счетоводния регистър на сметките, ако сте клиент, или книгата за вземания, ако сте продавач, остава същата. Трудността се състои в това, да се уверите, че общата сума на плащанията е вярна, след като изчислите всички лихвени санкции и че са разпределени в правилната фактура. Някои услуги и софтуерни продукти на трети страни, като например уместно наречения OpenInvoice.com, автоматизират и рационализират този процес.
Опцията за дисконтиране на фактурата
Не е необичайно за бизнеса с много отворени фактури да изпитат преходни проблеми с паричния поток, докато чакат да бъдат платени тези фактури. В тези ситуации някои фирми се обръщат към опцията, известна като дисконтиране на фактури. Трета страна авансира парични средства на продавача срещу неизплатена фактура в замяна на процент след събиране на фактурата. Отговорността за събиране на плащания остава на продавача. Това може да бъде полезен инструмент в момент на нужда, но той изяжда вашите маржове, така че ще искате внимателно да претеглите краткосрочните си нужди срещу дългосрочната си рентабилност.
