Централното управление на паричните средства се отнася до практиката за справяне с всички финансови транзакции от едно място, вместо да оставя финансовите транзакции в ръцете на отделни местоположения. Например, вашата компания може да избере да изпълнява всички финансови транзакции от главния офис в Сиатъл, вместо да разрешава на сателитни офиси в цялата страна да се справят с финансите индивидуално. Докато централното управление на паричните средства предоставя някои предимства, като например подобрен финансов надзор, то създава и недостатъци.
Софтуерна несъвместимост по време на разширения
Въпреки че софтуерните компании са предприели стъпки за подобряване на усложненията, които възникват, когато различните програми се опитват да разговарят помежду си, проблемите на оперативната съвместимост все още не са успешни в бизнеса. Този проблем често се оказва особено проблематичен по време на сливания. Ако фирмата ви придобие друг бизнес, който управлява различен счетоводен или счетоводен софтуер, въвеждането на централизирано управление на пари в бизнеса често означава цялостно преразглеждане на финансовата ИТ инфраструктура на другия бизнес. Такива ремонти изискват време, труд и разходи.
Повишено въздействие на софтуерните проблеми
Ако приемем, че нищо не се обърка с вашата система за управление на паричните средства, служителите трябва да получат заплатата си като часовников механизъм. Малко компютърни системи и софтуерни пакети остават безпроблемни през целия си живот. Актуализациите на софтуера и дори дефектният фърмуер могат да катастрофират програми, да ядат данни и да замразяват системите. В допълнение, потребителската грешка при управлението или манипулирането на софтуера за управление на парични средства или дори данните може да забави плащанията към всеки служител и всички ваши доставчици. Разпределеното и хартиеното управление на паричните средства също страда от проблеми с потребителските грешки, но ограничава проблема до по-малка група или единично съоръжение, а не до цялата ви организация.
Корекции за множество часови зони
Централното управление на паричните средства създава потенциал за проблеми с времето, ако вашият бизнес работи в много часови зони или в международен план. Ако приемем, че вашият бизнес плаща на всички служители на една и съща дата, системата трябва да отчита, когато банките спрат да обработват транзакциите във всички съответни часови зони, и да приемат време за плащане за служителите, които работят през международната дата. Вместо да изпращате едно масово плащане, както бихте направили, ако всички служители живеят на местно ниво, вашият бизнес трябва да управлява множество масови плащания през определен период от време.
Други съображения
Много малки предприятия използват централизирано управление на паричните средства по подразбиране, защото бизнесът има само едно местоположение. Ако решите да разширите, но не и да приложите централизираното управление на паричните средства по това време, можете да позиционирате бизнеса си за бъдеща промяна, като инсталирате идентичен софтуер на всичките си местоположения. Това елиминира проблема с оперативната съвместимост, преди да започне, и означава, че можете да импортирате данни по желание от някое от вашите бизнес местоположения. Поддържането на разпределена система за управление на паричните средства усложнява работата на вашите финансови служители, тъй като те трябва да събират и оценяват финансова информация от всички източници, за да определят финансовото състояние на вашия бизнес.
