За да плащат на служителите си за предоставени услуги, работодателите трябва да изработят система за заплати. Чрез тази система работодателят извършва обработка на работната заплата, която трябва да се извърши своевременно и точно, за да се гарантира, че служителите получават съответно заплатите си. Видът на използваната система за заплати е изцяло на работодателя.
Ръчно изплащане на заплати
Ръчната система за заплати се извършва ръчно. Това означава, че всички изчисления на заплатите се извършват на хартия; това включва изчисляване на часове, законови удръжки (данъци) и принудителни удръжки (здравни и пенсионни обезщетения). Предимство на използването на ръчна система за изплащане на заплати е, че тя струва много малко за използване. Необходимо е обаче много време и енергия, за да се извърши ръчно обработване на заплатите. Освен това с този метод има повече място за грешки. В резултат на това заплатите на служителите и данъчните декларации са податливи на неточности. По-специално грешките при подаването на данъци могат да бъдат скъпо струващи поради санкции от страна на правителството.
Компютъризиран ведомост
Компютъризирана система за заплати е, когато работодателят закупува софтуер за заплати и го използва като средство за обработка на работната заплата. Този метод е много по-бърз от ръчната система за заплати. Някои компании наемат служители за заплати в дома си, за да обработят своите ведомости чрез компютъризираната система за заплати. Персоналът на ведомостта е отговорен за въвеждането на всички заплати, които се заплащат в системата. Системата изчислява заплатите, съхранява информацията за заплатите и печата чекове. Професионалната работна заплата може да има достъп и до отчети за заплатите, което му позволява да проверява за грешки и да ги коригира, преди служителят да получи заплатата си. Компютъризираната работна заплата също така намалява размера на документите, които трябва да бъдат подадени, тъй като по-голямата част от информацията за работните заплати може да бъде съхранена в системата.
Външен ведомост
Няколко работодатели предпочитат да изнесат своите заплати на компании като Paychex и ADP. Тази външна услуга позволява на работодателя повече време, за да се концентрира върху въпроси, които не са свързани със заплатите. Външната услуга за заплати обикновено е отговорна за цялостното обработване на работната заплата на техните клиенти, включително корекции на заплатите, данъчни декларации и издаване на W2. Работодателят трябва само да предаде данните, които трябва да се платят, за всяка дата на заплащане в компанията за заплати; срещу заплащане, компанията за заплати поема отговорностите за заплатите.
Избор на система
Много малки фирми (по-малко от 10 служители) могат да използват система за ръчно изплащане на заплати, ако часовете са склонни да остават същите за всеки период на заплащане. Въпреки това, тази система става толкова остаряла, много компании от този размер избират компютъризирана система или външна услуга за заплати. По-големите компании обикновено използват персонал за заплати и използват компютъризирана система за заплати или използват външна услуга за заплати.
Сложността на заплатите
Сложността на работната заплата често ще определя какъв тип система за заплати се нуждае от работодателя. Например, ако има многодържавна обработка, няколко поръчки и поръчки за деца, както и различни плащания и платежни цикли, работодателят е по-добре да използва компютъризирана система за заплати с вътрешен персонал или да възложи заплатата си на външна заплата.
