За да се уверят, че отговарят на правилата за вътрешната данъчна служба (IRS) и законите на държавните и местните власти, компаниите трябва да включват важна информация за служителите и фирмите в своите системи за заплати. Създаването и управлението на различните компоненти, които включват система за заплати, изисква надлежна проверка и адекватно познаване на данъчното законодателство. В резултат на това е обичайно фирмите да наемат външен консултант, счетоводител или служба за заплати, за да депозират данъчни плащания, да обработват W-2, да управляват пенсионни и осигурителни планове и да изпълняват други задължения, свързани със заплатите.
Информация за служител
По време на новия процес на наемане компаниите трябва да събират информация като медицинска застраховка и формуляри W-4, за да определят какво трябва да се приспадне от заплатата на служителя. Тези формуляри също предоставят на работодателите важна информация, като например номера на социалното осигуряване на служителя и сумата им за удържане за федерални и държавни данъчни цели. Системата трябва също така да проследява и обработва промените, направени в статута на освобождаване от данъци на служителя, пенсиите, застрахователните планове или пенсионните фондове.
Информация за заплатите
Като част от новия процес на наемане, системите за заплати включват компонент, който определя кои служители са на пълно работно време, на непълно работно време и на изпълнители. Класифицирането на работниците в системата за заплати е важно, тъй като правителството налага високи санкции на компании, които категоризират служителите неправилно.
графици
Без знанието за броя часове, през които служителят е работил, работодателите не могат да определят какво да плащат на работника. Докато на някои работници се изплаща заплата, други се компенсират на час или се посочват като неизпълнени служители. Системите за заплати включват информация за работното време или области, в които се записват и преглеждат за точност часовете и неоткритите работни часове. Информацията може да бъде събрана чрез компютъризиран часовник, часовник с щампована карта или хартиени часове.
Приложими данъци и удръжки
Въпреки че IRS предоставя на компаниите данъчни таблици за изчисляване на данъчните прихвати на служителите, продавачите и компютърните системи за заплати също могат да предоставят тази информация. Работодателите трябва да вземат предвид годишните доходи за годината, нивата на заплатите и данъчните облекчения, когато обобщават приложимите данъци. В допълнение, системите за заплати трябва да изчисляват удръжки, направени чрез пенсионни планове, 401 (k) s, застрахователни планове, съюзни такси и гарнитури. Отделът за заплати следи също заемите и други удръжки, които имат тавани и преустановяват удръжките на заплатите, когато общата сума е изплатена.
Регистър на заплатите
Регистърът на работните заплати обобщава доходите на служителите и информацията за приспадане в дневника, който се вмъква в главната книга за счетоводни и общи изследователски цели. Регистрите за заплати също се използват за създаване на данъчни отчети. Тези документи се изготвят от щатните кадри или се генерират чрез компютърни системи за заплати.
Ръчни плащания
Понякога компаниите издават ръчни заплати на служителите между периодите на заплащане поради прекратяване или грешка в заплатите. Системите за заплати трябва да отчитат сумата на проверката в регистъра за заплати за данъчни и отчетни цели. Това гарантира, че сумата на данъка, удържана от работодателя, е съгласувана с удръжките на служителите.
