Собствениците на предприятия трябва да бъдат щателни с всеки аспект от усилията си. Небрежните или мързеливите предприемачи губят време и пари за сортиране чрез свободни краища; Освен това, ако бизнес записите и счетоводните системи не са точни, собственикът може да бъде обвинен в нарушаване на държавните и федералните трудови закони. Една такава система, която трябва да бъде точна, е системата за заплати.
Генериране на точни годишни доклади за доходите на служителите
Системата за заплати трябва да може да съхранява и генерира точни отчети за доходите на служителите. От гледна точка на собственика на бизнеса, възможността за генериране на годишни доклади за доходите прави подаването на бизнес данък малко по-лесно: сумата, използвана за изчисляване на данъчните приспадания за бизнес разходи по отношение на служителите (по-специално доходите на служителя), може да бъде лесно достъпна. От гледна точка на служителите, възможността да се поиска от работодателя да регистрира доходите си може да бъде от решаващо значение за осигуряване на заеми или държавна помощ (като обезщетения за инвалидност или безработица).
Генерирайте заплати и плащания
Също толкова важна цел на всяка система за заплати е да генерира заплати и заплати. Компютъризирането на тази задача спестява време и пари на мениджърите и собствениците на предприятия; вместо да преглежда ръчно картите за време и да изчислява сумата за проверка въз основа на отработените часове, системата за заплати трябва да бъде проектирана така, че да изчислява автоматично тези цифри. Служителите оценяват и своевременната система за заплати: тя намалява безпокойството за получаване на проверки навреме и всяка тревога за получаване на чек за грешна сума.
Помогнете на собствениците да спазват трудовото законодателство
Системата за заплати трябва да улесни спазването на държавните и федералните трудови закони, като в същото време помага на собственика да намали режийните разходи. Например, федералното законодателство задължава служителите да получават заплащане за извънреден труд, ако работят над 40 часа в една работна седмица.
Системата за заплати трябва автоматично да отчита факта, че заплатата за извънреден труд е извънредна. Това помага на работодателите да останат в рамките на закона, когато дойде време да плащат извънреден труд. Освен това, тъй като работодателят може да използва системата, за да провери броя на часовете, през които служителят работи, работодателят може да прехвърли графиците, за да избегне плащането на допълнителен извънреден труд (като по този начин помага на работодателя да поддържа по-ниски разходи).
Освен това, системата за заплати трябва да може да отпечатва данъчни формуляри и други данни, изисквани от държавата (като например сумите по FICA), за да улесни спазването на трудовото законодателство.
