Бавното изпълнение на поръчките може да понижи качеството на обслужване на клиентите, което вашата компания може да осигури. По-ниското качество на обслужване на клиентите в крайна сметка ще повлияе на финансовия край на вашия бизнес. Получаването на одобрения за поръчки за покупка, обработени възможно най-бързо и ефективно, означава, че фирмата Ви ще има необходимите доставки, за да поддържат нещата в течение на времето. Използването на имейл клиента на Microsoft Outlook за изпращане на заявки за одобрение на поръчка за покупка може да спомогне за рационализиране на процеса на поръчване на консумативи или стоки на едро, като същевременно се гарантира, че ще следвате правилните процедури за закупуване.
Подгответе поръчка за доставка
Отидете на страницата с шаблони за покупка и продажба на Microsoft Office и изберете шаблон. Уверете се, че можете да отваряте, редактирате и запазвате шаблона в програма на вашия компютър. Създавайте шаблони с помощта на Microsoft Excel, Microsoft Word или друга приложима програма.
Изберете “Open”, когато щракнете върху бутона “Download” за избрания от вас шаблон, за да отворите шаблона в определената програма. Персонализирайте шаблона, за да отговаря на нуждите ви и го запазете на компютъра си.
Създайте и запазете своя персонализиран шаблон, ако не харесвате нито един от шаблоните, налични в Microsoft. Ако е необходимо, можете да използвате шаблоните на Microsoft като ръководство.
Създайте “Нов документ” на базата на вашия шаблон, като използвате менюто на програмата. Използването на пряк път няма да осигури достъп до шаблони. Попълнете документа и го запазете на компютъра си.
Използвайте финансова програма, за да изпратите поръчка за покупка, ако това е начинът, по който създавате своите поръчки за покупка. Някои финансови програми като QuickBooks имат Microsoft Outlook интеграция, така че можете да изпратите поръчка за покупка за одобрение директно от програмата.
Експортирайте поръчки за покупка от финансов софтуер без интеграция с Microsoft Outlook, ако е възможно с помощта на електронна таблица или формат на дума. Ако това не е възможно, отпечатайте завършената поръчка за покупка като PDF документ и я запазете на компютъра си.
Изпратете поръчка за доставка
Отворете Microsoft Outlook и щракнете върху бутона „Нов“ в горния ляв ъгъл, за да отворите ново съобщение.
Отворете раздела „Вмъкване“. Кликнете върху „Прикачване на файл“ и отидете до поръчката за покупка, за да я изберете. Кликнете върху бутона „Вмъкване“, за да го прикачите към имейла.
Задайте размера на шрифта на 14 и цвета на шрифта на черно. Напишете „Разгледах и одобрих приложената поръчка за покупка:“ Започнете нов ред.
Задайте размера на шрифта на 11 и цвета на шрифта в сиво. Въведете „Прегледайте приложената поръчка за доставка и отговорете на този имейл. Напишете „Y- Вашето име“, за да одобрите поръчката за покупка или „N- Вашето име“, за да отхвърлите поръчката за покупка. Забележка: Отговорът трябва да идва от имейл акаунта, на който е изпратен.
Прескочете четири реда и настройте размера на шрифта на 14 и цвета на шрифта на черно. Напишете „ Не съм упълномощен да одобря тази поръчка за покупка.“ Започнете нов ред.
Задайте размера на шрифта на 11 и цвета на шрифта в сиво. Въведете „Отговор на подателя. Поставете X в горното поле, ако не сте упълномощени да одобрите тази поръчка за покупка и ако знаете кой е, включете името, например, X - Bill Smith."
Съвети
-
Разпечатайте копие от одобрен имейл за поръчка за покупка и го прикачете към фактурата за покупката, за да документирате, че покупката е разрешена.
Внимание
Получаването на физически подпис е по-сигурно от одобрението по имейл, защото някой друг може да получи достъп до имейл профила на лицето, ако е подписан през целия ден.
