Фирмените бланки се използват за почти цялата кореспонденция, изпратена от офис. Letterhead предлага професионален външен вид и също е информативен. Главата обикновено показва пощенския адрес на компанията, телефонния номер и всяка друга информация за контакт в горния или долния колонтитул на писмото. Други компании и потенциални клиенти ще получат писмата, които са отпечатани на фирмено бланку, така че е важно да знаете как да създадете бизнес писмо на бланка на фирмата правилно.
Елементи, от които се нуждаете
-
Софтуер за текстообработка
-
Владетел
Променете полетата на документа. Вероятно на работното ви място има софтуер за текстообработка, като Microsoft Word, инсталиран за въвеждане на букви. Предварително зададените полета в Word вероятно ще се различават от маржовете на фирмената бланка на фирмата. Променете полетата, за да съответстват на вашата бланка, като отидете в менюто "Файл" и кликнете върху "Настройка на страницата". Увеличете или намалете горните и долните полета, за да позволите предварително отпечатания дизайн на бланката.
Подравнете ляво вашето писмо. Бизнес кореспонденцията трябва да бъде подравнена на ляво, което означава, че всички части на вашето писмо трябва да започват от една и съща граница от лявата страна на страницата. Можете да "оправдаете" писмото, което го прави с двете страни. Но оправдаването на блок от текст често оставя големи интервали между думите и буквите във всеки ред.
Оставете шест интервала между бланката и датата. Просто натиснете "Enter" шест пъти и въведете първия ред на вашето писмо, което трябва да е датата, на която пишете писмото.
Натиснете "Enter" два пъти между датата и името на получателя и пощенския адрес. Трябва да включите заглавие, като г-н или г-жа, и да следвате името на получателя с неговото фирмено наименование, като главен изпълнителен директор. Под името въведете пълния пощенски адрес.
Използвайте официално име и двоеточие, за да поздравите получателя. В случайно писмо бихте написали „Скъпи Хенри“ като поздрав. напишете „Уважаеми г-н Адамс:“ в официално бизнес писмо.
Натиснете "Enter" два пъти и напишете тялото на вашето писмо. Цялата буква трябва да е с едно отстояние, включително тялото. Не отстъпвайте параграфите си. Просто поставете едно пространство между тях. Пространство два пъти в края на тялото на писмото.
Затворете и подпишете писмото. В служебно писмо трябва да използвате официално затваряне, като например „Искрено“, последвано от запетая. Натиснете "Enter" четири пъти след затварянето и въведете името си. След като писмото е отпечатано на фирмено бланку, подпишете писмото в интервала между затварянето и вашето въведено име.
