Преди възрастта на компютъризираните финансови системи, всички счетоводни процеси се извършват на ръка, като се използват хартия и молив. Някои малки предприятия все още използват тази стара методология, известна още като системата за ръчно счетоводство. Концепциите, стоящи зад ръчните и компютъризираните системи, са еднакви, само механиката се е променила.
Ползи
Методът за ръчно счетоводство е много по-евтин от компютърната система. Някои хора не се чувстват комфортно да работят с компютри и да се представят по-добре с хартиената и моливната система. Ръчната система работи, дори ако електричеството е изключено - за разлика от повечето компютърни настройки. Друго предимство на ръчната система е, че няма корупция или дублиране на данни, както понякога се случва със счетоводен софтуер. Тъй като ръчното счетоводство е просто и не изисква компютърни умения, фирмите могат да наемат служители за по-малко пари, което е голямо предимство за малкия бизнес.
Подложки за хартия
Преди компютъризирани електронни таблици и софтуер, счетоводителите използват подложки от хартии, отпечатани с колони. Първата колона вляво обикновено е тясна и се използва за дати, а втората колона, най-широка в страницата, се използва за описания. Счетоводните подложки представляват четири или повече колони - всяка колона, разделена от двойни линии, минава надолу по страницата. Подложките често се отпечатват в светлозелен или бял фон с място за всяка цифра, което намалява объркването, дължащо се на почерка. Редовете на подложките отразяват бизнес транзакциите, като сделки с продажби или инвентаризации.
списания
Списанията се използват за улесняване на ръчния счетоводен процес. Това са подложки за конкретна цел за определен процес. Можете например да имате дневник за всички транзакции с касови бележки. Когато се извърши продажба, записвате транзакцията в дневника като единична позиция. В края на седмица или месец събирате транзакциите и правите едно счетоводство в главната книга - кредит за продажби и дебит в брой.
грешки
Когато използвате ръчна счетоводна система, трябва да имате стратегия за намиране и коригиране на грешки по ефективен начин. Като цяло, намирате грешка, когато съставяте пробен баланс и не балансира - дебитите не са равни на кредити. В този случай се уверете, че салдата в дневниците и записите в дневника са точни. Можете да стартирате калкулаторна лента и да я прикачите към всяка страница от списанията и главната книга, като се уверите, че сумите са правилни. Вие също трябва да прегледате пробния баланс за разумност и да сравните числата с последния си пробен баланс, като търсите разлики, които могат да бъдат грешки.
