Счетоводителите работят с разнообразни данни всеки ден, от финансови данни до количества в инвентара, до часове за труд. За да използват данните, счетоводният персонал се нуждае от място за съхранение на данните. Мястото, където фирмата съхранява своите счетоводни данни, се нарича счетоводна информационна система. Повечето компании включват компютърни технологии, за да съхраняват тези записи и да позволяват на потребителите достъп до тези записи.
Счетоводни данни
Счетоводните данни се състоят от финансови и нефинансови данни. Финансовите данни предоставят информация за информацията, докладвана в счетоводните отчети, финансовите отчети и правителствените искания. В допълнение към отчетите, счетоводителите поддържат резервна документация, която може да се използва за проверка на докладваните номера. Нефинансовите данни се състоят от количества на продажбите, обеми на производството, часове за труд и описания на активите. Нефинансовите данни подкрепят отчетените финансови номера. Продажните количества предоставят подробности за общите продажби. Обемът на производството дава подробности за количествата на запасите. Данните за работните часове предоставят подробности за работната заплата. Описанията на активите предоставят подробности за регистрираните имоти и оборудване.
Информационна система
Информационната система осигурява на склада за събиране на всички данни, необходими в една компания. Информационните системи се нуждаят от силна организация, за да позволят на потребителите достъп до информацията, от която се нуждаят, без да предоставят достъп до поверителна информация извън техните нужди. Много компании закупуват софтуерни програми, за да управляват нуждите на информационната си система. Други компании наемат компютърни програмисти за изграждане на информационна система, която отговаря на техните специфични нужди.
Счетоводна информационна система
Счетоводна информационна система е информационна система, изградена да отговаря на специфичните нужди на счетоводния отдел. Счетоводният отдел управлява различни поверителни информации. Почасовите трудови ставки и годишните заплати, заедно с частната информация за персонала, изискват ограничен достъп в рамките на отдела. Продажните цени на клиентите трябва да останат поверителни, особено когато различни клиенти плащат различни цени за подобни продукти. Знанията за производствените разходи трябва да останат вътрешни, за да не би конкурентите да се опитат да подценят компанията. С всеки един от тези примери само избрани служители се нуждаят от достъп до информацията. Счетоводна информационна система трябва да осигури механизъм за избор на служители, които да получават определена информация, с която да работят, но не и информация извън техния обхват на отговорност.
употреби
В допълнение към поддържането на поверителност, счетоводните информационни системи предоставят на потребителите отчети, създадени за техните специфични нужди. Счетоводните информационни системи също така позволяват на потребителите да изтеглят информация в електронни таблици. В електронна таблица потребителят може да избере конкретна информация, за да посрещне собствените си нужди.
