Счетоводна информационна система заема всички данни и цифри от финансовите отчети на организацията и ги подрежда в подредена структура. Счетоводната информационна система изпълнява три основни функции: да събира и обработва данни, да предоставя информация на вземащите решения в рамките на организацията и да вижда, че счетоводният персонал записва точно информацията и защитава данните.
Събиране и обработка
В етапа на събиране на счетоводна информационна система, счетоводители или счетоводители събират и записват данни от продажби в брой, вземания, парични покупки, задължения и заплати, наред с други сделки. В компютърните системи софтуерната програма обработва всички дебити и кредити в пълна база данни за управление на информацията.
Доклади за управление
Счетоводният персонал разпространява доклади до лицата, вземащи решения в организацията, като мениджъри по продажби и маркетинг, мениджъри по производство, финансови мениджъри и всички ръководители на отдели. Ръководството използва информацията, генерирана от счетоводната информационна система, за да анализира текущите операции и финансовото състояние на организацията и да прави планове и да поставя цели за бъдещето. Например, създаден от системата баланс може да покаже на ръководството, собствениците, кредиторите и инвеститорите, когато организацията стои финансово в определен момент.
Точност и сигурност
Ограничаването на броя на хората, които имат достъп до системата, най-добре изпълнява третата функция на счетоводната информационна система - за да се гарантира, че бизнесът поддържа правилни данни. Лидерите на организацията трябва да решат кой ще бъде. Например обучени служители, счетоводители или счетоводители се нуждаят от достъп, за да проверят и въведат данни в системата и да генерират отчети. Други сътрудници на организацията, както вътрешни, така и външни, като цяло нямат нужда да манипулират данните.
Видове системи и какво е включено
Бизнесът обикновено компютъризира счетоводна информационна система във всички, с изключение на най-малките организации. Потребителите на компютри въвеждат данни в софтуерни програми, които завършват изчисленията и класифицират и подават записите в правилните категории. След това системата може да генерира различни типове отчети, в зависимост от заявката на потребителя. Информационната система включва всички стъпки в счетоводния цикъл, а хартиената хартия, която доказва транзакциите, като работни поръчки, фактури и финансови отчети, става част от системата. В по-малките предприятия, като например операция "мама и поп", при която се извършват няколко транзакции, бизнесът може да поддържа счетоводната информационна система ръчно. Отново, счетоводителят използва целия цикъл на отчитане и конструира ръчни доклади от резултатите.
