С много подраздели на счетоводството съществуват твърди и бързи правила и регулации по отношение на организацията и това, което е и не е позволено. Това не се отнася за счетоводните информационни системи. Има твърде много мнения относно това, което AIS е и какво не е. Това, което отличава АИС от други информационни системи, са законовите и професионални задължения, наложени на ръководството и счетоводителите на дружеството.
Потоци на информация
Една от характеристиките на AIS е потока от информация. Тук се илюстрира използването на пирамида с управление на върха, средно управленско ниво точно под това, управление на операциите под него и оперативен персонал, който представлява основата на потока от информация. Информацията относно работата на компанията се движи нагоре към всички нива на управление чрез персонала. Висшето ръководство отговаря пред акционерите или собствениците на компанията за информацията, която получават. Принос за тази информация за представянето на компанията са клиентите и доставчиците, с които оперативният персонал има ежедневен контакт. С използването на тази информация висшето ръководство филтрира информацията за бюджета на компанията и инструкции за това как да променят или подобряват ежедневните взаимодействия с клиентите и доставчиците. Информацията от доставчици и клиенти е известна като външни информационни потоци. Тези от персонала до управлението и управлението до персонала са известни като вътрешни информационни потоци.
Обработка на транзакции
Друга особеност на AIS е при обработката на транзакции. AIS обработва два различни вида транзакции. Финансовата транзакция, която е транзакция парична по своята същност, която засяга активите или акциите на бизнес организация. Нефинансовата сделка е решение, което, въпреки че не се измерва еднократно, може да повлияе на общото счетоводно здраве на дружеството. Например, ако дружеството реши да смени доставчика поради значително покачване на цените от настоящ доставчик, непосредственият ефект не е финансов характер, докато не бъде направена първата поръчка.
Всички сделки се въвеждат в Счетоводната информационна система с цел въздействие върху вземането на решения от висшето ръководство. Ако висшето ръководство е наясно с предстоящото увеличение на разходите, данъците или потенциалната загуба на клиентела, могат да се вземат решения за противодействие на негативните последици от бъдещи събития.
AIS модел
Типичният модел на AIS илюстрира тези характеристики и включва три различни стъпки при обработката на информацията. Първо е събирането на данни. Счита се за най-важното от трите стъпки, тъй като ако грешките останат незабелязани, системата може да създаде ненадеждна продукция. Двете основни изисквания на процеса на събиране на данни са, че използваните данни са релевантни и ефикасни. Именно в етапа на събиране на данни значимостта на данните трябва да бъде претеглена, за да се филтрират всички неуместни факти от системата. Ефективността включва събиране на един и същ набор от данни само веднъж. Неспазването на това води до излишни данни. Втората стъпка е в обработката на данни, или опит за организиране на данните по такъв начин, че ръководството да може да взема решения по отношение на финансовите решения на компанията. Пример за това е използването на данни за продажбите за прогнозиране на бъдещите очаквания за продажбите. Въз основа на тези очаквания могат да се вземат решения относно изискванията към персонала. Третата стъпка е действителното генериране на информация, която води до вземане на решения. Независимо дали решението се основава на финансови или нефинансови транзакции, решението може да повлияе на ежедневните операции на бизнеса и евентуално на финансовите перспективи на дружеството.
