Един от най-надеждните начини за определяне на това, доколко бизнесът се справя, е използването на отчет за посещенията. Правят ли се външните ви операции толкова добре, колкото би трябвало? Дали вашата детска градина или институция за грижи са кодирани и готови за лицензиране? С написването на подробен доклад за посещението можете да определите дали се спазват широк кръг от бизнес цели. Докладите за посещенията, наричани понякога отчети за пътувания, са чудесен начин да разберете дали вашите бизнес стандарти се изпълняват на място по начина, по който сте планирали.
Форматирайте отчета
Отчетите за посещения са бизнес документи. В зависимост от организацията или индустрията, докладът може да следва меморандум или бизнес шаблон. Като цяло, изберете формат на бележката, ако докладът за посещението се насочва към група вътрешни членове на ръководството. Изберете по-официален шаблон за бизнес отчет, ако докладът за посещението ще бъде предоставен на външни източници. Използвайте стандартно бизнес форматиране, което включва професионални шрифтове като Times New Roman или Arial. Поддържайте 1-инчови полета.
Посочете целите
Обяснете причината за посещението. Целите включват честотата на посещението, както и основните показатели или области на преглед. Например посещението може да е първото в поредица от четирима, провеждани в продължение на една година, за преглед на прилагането на нови правила или производствени показатели. Ясно посочете какво търсите в посещението, включително предишни посещения, препоръки или планове за действие.
Пример:
Този доклад трябва да определи дали училището в Плейнвю е изпълнило всички лицензионни изисквания за дневни грижи след училище.
Обсъдете обратната връзка и ключовите изводи
Обърнете внимание на самоличността на ключови лица, интервюирани по време на посещението. Посещенията могат да включват срещи с ключов ръководен персонал на място, като мениджъри или директори на операции. Също така е обичайна практика да се срещат служители на по-ниско ниво, които са по-добре запознати с операционните процеси.
Пример:
Интервюираните лица са Сара Уинтърс, директор на училището, училищна сестра Емили Торн, Рик Мардън, начален учител и Карол Хатауей, диетолог и диетолог.
Обсъдете ключови отзиви, предоставени от ръководството и персонала. Не е важно да цитирате интервюираните, а вместо това да търсите ключови прозрения и общи области на загриженост. Включете всички стандартизирани проучвания, които са били използвани, или конкретна серия от въпроси, зададени по време на посещението.
Избройте основните изводи и наблюдения
Наблюденията се основават на това, което лично се вижда и не се предава въз основа на интервюта. Например, посетителите биха могли да забележат, че операцията изглежда има твърде много работници, които не са заети. Всичко от чистотата до общата организация е обект на наблюдения. Включете тези изводи в доклада за посещението.
Пример:
По време на посещението на обяд предложенията за обяд включваха избор на зеленчуци и плодове, но нямаше алтернатива за тези със специални диетични нужди.
Обобщете заключенията
Определете дали организацията отговаря на целите въз основа на предоставената обратна връзка и наблюдения. Използвайте подробности и количествено измерима информация, където е възможно, за да подкрепите заключенията. Например, ако целта на посещението в нова фабрика е да се определи дали е била 60 процента от персонала през първото тримесечие, осигурете действителните номера на човешки ресурси с оборот, съществуващите усилия за набиране и отдели, където съществуват недостатъци.
Осигуряване на бъдещи планове за действие
Посочете кога се планират бъдещи посещения, ако има такива, и дали те са предварително определени или са резултат от скорошното посещение. Например това може да е третото годишно посещение на тримесечен график. Дайте препоръки за подобрения. Ако са определени определени планове за действие, посочете ги подробно. Това дава показател за успех при следващото посещение.
