Документацията на служителите е важна по няколко причини. Документацията оправдава действията по заетостта, от набирането и подбора до оставка, пенсиониране или прекратяване. Обучението и развитието, както и обезщетенията и обезщетенията са част от документацията на служителите. Поддържането на точна и пълна документация подкрепя целите на човешките ресурси, като планиране на наследяването и насърчаване отвътре. Документацията на служителите, когато се подготвя внимателно, поверително и според политиката на компанията, е гръбнакът на отдел „Човешки ресурси“.
Набиране и подбор
Дори ако процесът на набиране и подбор започне с подаване на онлайн заявка чрез система за проследяване на кандидати, документацията все още е важен компонент от процеса на наемане. Като минимум процесът на наемане включва предварителни телефонни прожекции, интервюта лице в лице и оценки на интервюиращите. Документацията е от съществено значение за този процес - вземането на бележки по време на личните интервюта е на практика изискване да се направи мъдро решение за наемане. Освен това, ако искате да предадете квалификацията на кандидата на друг мениджър на наемане, помага да споделите бележките си за интервюто. Бележките в интервюто съдържат вашите лични оценки и мнения. Ето защо, освен ако бележките от процеса на набиране и интервюта не съдържат резултати от тестове или преизчисляват някои факти за уменията на кандидата, този вид документация обикновено не става част от досието на персонала. Важно е да се отбележи, че документацията на служителите също така потвърждава допустимостта за заетост.
Обучение и развитие на служителите
Документирането на работата на служителите е важно за поддържане на удовлетвореността от работата, производителността и ангажираността. Вашата система за управление на ефективността включва редица компоненти, като описание на длъжността, неофициална обратна връзка, обучение, дисциплинарни действия и годишни оценки на изпълнението. Всички тези компоненти изискват документация за вашата система за управление на ефективността, за да останете на път. Липсата на документация е близо до липсата на комуникация в тази област. Служителите зависят от обратната връзка, за да вдъхновят мотивацията и да повишат морала на служителите. Без документация служителите нямат необходимите инструменти, за да отговорят на очакванията на работодателя.
Компенсации и обезщетения
Документацията на служителите е съществен елемент от структурата на вашите обезщетения и обезщетения. Без този вид документация е невъзможно да се следят заплатите на служителите, увеличенията на заслугите, бонусите в края на годината и задължителните и доброволни удръжки. Документацията също така поддържа статуса на обезщетенията на служителите, като например възможности за здравни грижи, зависими грижи и гъвкави разходни сметки. Разделението за заплати записва голяма част от документацията на служителите в тази област; въпреки това, вашият служител по поверителността има изключителен достъп до цялата документация, свързана с медицината, за да запази поверителния характер на информацията за служителите.
Завършване на заетостта
Когато мандатът на служителя в компанията приключи, документацията е изключително важна. Независимо от причината, трябва да подготвите и подадете документи, които документират това действие за заетост. Ако прекратите даден служител, документацията ще оправдае вашето решение. Освобождаването от работа на служителите, свързано с лошото изпълнение, нарушенията на правилата или грубото нарушение изискват документация в подкрепа на принудителното прекратяване. Ако служителят реши да подаде жалба за неправомерно освобождаване от отговорност, документацията може да защити активите на вашата компания, ако жалбата ескалира до съдебно производство. Ако служител се пенсионира или подаде оставка, документацията е необходима за продължаване на доходите за здраве и доходи.
