Документацията е част от ежедневния живот в света на личното, финансовото и общото събиране на данни, и следователно, само правилно е да се извършват периодични одити на методите за обработка на документи. Одитът показва какви мерки се прилагат, методите, които трябва да се променят, и начините за извършване на такива промени.
Процедура за възлагане на обществени поръчки
Организацията трябва периодично да проверява дали е спазена нейната процедура за доставка на документи. Одитът може да покаже дали организацията в момента има метод за управление на документацията, дали необходимите документи са одобрени от оторизирания персонал и как се обработват ефективно документите. Тази част от одита може също да покаже колко са достъпни документите.
Съхранение на документи
Документите могат да се съхраняват на хартиен или компютъризиран носител. Одитът може да покаже дали системите за съхранение на записи са създадени според нуждите на организацията. Одитът следва също така да покаже колко дълго се съхраняват документите на хартиен носител и компютъризираните документи. Одитът трябва да определи дали документите се съхраняват в добро състояние и са защитени от повреди, влошаване или загуба.
Описание на документите
Одитът трябва да провери как са описани документите в системата за подаване на документи на организацията. Документацията може да бъде посочена по име, номер или в описателна форма. Документът може да има кратко описание, което да улеснява намирането. Одитът трябва да покаже дали документите се подават систематично по номер на версията и дата на преразглеждане.
