Ефективните бизнес писма са важен инструмент в арсенала на всеки бизнесмен. Независимо дали е предназначена за продажба на продукт или услуга, или просто за представяне на самия писател, ефективното бизнес писмо трябва да има няколко основни характеристики, за да накара читателя да отговори положително. Писмото трябва да призове получателя на действие и да го убеди да направи това, което желае писателят. Всички ефективни бизнес писма имат някои общи черти.
Пълна информация
Ефективното бизнес писмо притежава цялата информация, от която читателят трябва да действа по подходящ начин. Писмото ясно посочва от кого е писмото и къде и как да реагира. В нея се посочва за какво се отнася писмото, кога трябва да се предприемат действия, къде трябва да се предприемат действия и защо да се предприемат действия сега. Бизнес писмото е пълно с информация и не оставя нищо. Той има ясен призив за действие и казва на получателя как да извърши това действие.
краткост
Ефективното бизнес писмо не е цветно или богато украсено. Той е резервен и до точката. Няма загубени думи. Езикът е кратък в неговото представяне, така че на читателя да остане само необходимата информация. Бизнес писмо не е място, където да се показват големи думи или поезия. Ефективните бизнес писма са кратки и по същество.
Ползи, а не функции
Ефективните бизнес писма се фокусират върху ползите за получателя, а не върху характеристиките на продукта или информацията. Той отговаря на въпроса за читателя: "Какво има в мен за това?" Бизнес писмо се съобразява с времевите ограничения, поставени върху читателя, и нуждите, които читателят поставя на масата. Тя ги обслужва, което улеснява читателя да предприеме желаното действие. Бизнес писма се фокусират върху това как писателят може да помогне на читателя, а не защо читателят трябва да помогне на писателя.
специфичност
Използвайте специфичен език, когато пишете бизнес писма. Кажете на читателите какво точно могат да очакват от продукти, услуги или бизнес. Не използвайте неясен език, който може да ги накара да познаят. Използвайте примери, ако е необходимо, за да изясните езика, за да направите бизнес писмото ясно на читателя. Ако обещанието е направено в писмо, уверете се, че бизнесът може да го подкрепи. Също така използвайте глаголи за действие вместо пасивни глаголи, за да дадете на силите си изречения.
яснота
Избягвайте използването на жаргон, освен ако не е абсолютно необходимо в усилията за ясно общуване. Важно е да се изясни какво точно предлага писмото и какво писмото иска от читателя да направи. В противен случай читателят може да не предприеме исканото действие и писмото няма да бъде ефективно. Използвайте ясен, силен език, за да подчертаете какво трябва да направи читателят, след като прочете бизнес писмото. Препоръчват се кратки изречения със силни, действащи глаголи, които насърчават читателя да действа.
етикет
Не забравяйте да следвате правилния етикет в бизнес писма. Уверете се, че знаете правилното име и правопис на лицето, което ще получава писмото. Свържете се с тях по подходящ начин. Отговорете на всички писма, които изискват отговор за връщане. Следвайки правилния етикет, бизнесменът показва, че той има правилно уважение към човека, на когото пише. Това уважение може да направи дълъг път към това читателят на писмото да поеме призива за действие.
правилност
От форматирането на писмото до целесъобразността на получателя, бизнес писмото трябва да удари много точни бележки, за да бъде ефективно. Уверете се, че той е изпратен на правилното лице, в правилния отдел, в правилната компания. Уверете се, че писмото ще отиде на правилния човек, за да предприеме действията, които писмото иска от него. Прочетете писмото и преценете дали езикът е правилен за лицето, на което го изпращате - нито твърде формално, нито неофициално. Когато сте готови да го изпратите, проверете форматирането за последен път за грешки.
