За да управлявате ефикасен бизнес, е важно да следите документите. Договори. Предложения. Фактури. Сметки. Лицензи. Дори в 21-ви век, когато повечето документи са цифрови, управлението на файловете все още е необходимо, за да поддържате административните си операции гладки. Много от принципите за управление на бизнес документи остават същите, независимо дали вашата цифрова система за архивиране е на вашия лаптоп или в облака.
Принципи за управление на файлове
Основният закон за добро управление на файловете е, че системата трябва да ви улеснява при намирането на документи. Ако това не стане, тогава не е никаква употреба.
Добрата система за документиране, независимо дали е базирана в стоманен шкаф или облак, трябва да направи подаването по-малко досадно и трудно; Вие не трябва да прекарвате няколко минути, само да разберете кой файл в този месец се отчита за продажбите. Също така трябва да е лесно да извлечете желаната от вас информация. Доброто подаване не зависи от хората: ако вашият административен асистент или ИТ човек се откаже, тяхното заместване трябва да може да разбере системата. Категориите файлове трябва да бъдат ясни и лесни за идентифициране. Системата трябва да улеснява идентифицирането и премахването на неактивните записи.
Гъвкавостта също е важна, особено със софтуера. Система за регистриране на документи, която заключва бизнеса ви в един доставчик или в конкретна компютърна платформа, може да се окаже проблем по пътя.
Системата трябва да може да се справя и с растежа. Файловете неизбежно се натрупват, докато вашият бизнес расте, добавя нови клиенти и разширява персонала. Добрата система може да обработва повече данни и съхранение на документи, отколкото очаквате.
Предимства на управлението на файлове
Доброто управление на бизнес документи може да доведе до конкретни ползи за вашия бизнес. По-бързото попълване и извличане спестява време и прави персонала по-ефективен и продуктивен. Ако дадена система намалява погрешките, това може да спести много време и проблеми. Това е особено вярно, ако отиваш в съда или преминаваш през одит: ако не разполагаш с ключови документи, това може да доведе до нещастен резултат.
Ефективната и добре обмислена система намалява броя на случаите, когато трябва да закупите оборудване за подаване и количеството пространство, което трябва да съхраните. Той също така улеснява обучението на нови служители за вписване.
Цифрови и твърди копия
Използването на цифрова система за управление на файлове има значителни предимства. Цифровото подаване позволява да се търсят документи по ключови думи, които могат да доставят необходимите ви документи по-бързо. Добрата система има и други предимства:
- Тя може да съхранява различни типове документи, като текстообработващи файлове, имейли и PDF файлове.
- То ограничава достъпа до поверителни документи.
- Той следи кой чете какъв документ.
- Ако някой направи промени, можете да ги проследите. Ако е необходимо, можете да ги отмените.
- Контролиране на възможността за изтриване на по-стари документи.
- Достъпът и редактирането на документи с мобилни телефони и други мобилни устройства е лесен.
Някои документи обаче трябва да останат на хартиен носител, дори ако ги сканирате и дигитализирате. Правилата често изискват да съхранявате копия на бизнес лицензи и разрешения на хартия, а не само в киберпространството. Други документи, които може да си струва да бъдат съхранявани на хартиен носител, включват годишни отчети, сертификати за "правене на бизнес", застрахователни документи и записи на заповед. В зависимост от вашата работа може да има специфични правила за съхранение на документи, с които трябва да се справите.
Физическите документи са изложени на риск от унищожаване от пожар, земетресение, ураган или просто тръба, която разбива и наводнява офиса. Вашият бизнес трябва да предприеме стъпки, за да предотврати това:
- Подайте документи в чисти, сигурни, екологично устойчиви и пожароустойчиви контейнери.
- Направете резервни копия, цифрови, микрофишове или фотокопия.
- Намерете място за съхраняване на копия извън мястото, така че ако има пожар или друго бедствие, те няма да срещнат същата съдба като оригиналите.
- Вашето резервно място за съхранение трябва да бъде такова, на което можете да получите достъп след бедствие. Едно от предимствата на облачното хранилище е, че можете да получите достъп до информация навсякъде, където все още работи интернет.
Индексиране на записите
За да се извлече максимална полза от системата за регистриране, тя трябва да бъде индексирана ефективно. Стандартните категории могат да включват данъци, договори, кореспонденция с клиенти, съдебни дела, задължения и сметки за вземания, например. Вашите хартиени и цифрови файлове трябва да следват една и съща схема за индексиране. Това ще улесни обучението на служителите, за да знаят къде да намерят документите.
Правила за изхвърляне на документи
Когато планирате своята система за управление на файлове, трябва да се съгласите с добър график за съхраняване на документи или указания за това колко време да съхранявате файлове. Дори и с цифровата система за регистриране, това е важно: ако вашият бизнес продължава да се развива и нараства, в крайна сметка търсенето на „договор за суровини“ или други подобни може да доведе до десетки остарели документи.
Графикът за съхраняване на документи трябва да отчита както правните, така и бизнес изискванията. Ако имате документи, свързани с вашата данъчна декларация, като например сметки за кредитни карти, показващи бизнес покупки, IRS казва, че трябва да ги пазите минимум три години след подаването на декларацията. Това е колко дълго IRS обикновено могат да погледнат назад и да ви одитират. Съхранявайте данъчните регистри за заетостта в продължение на четири години и се придържайте към печалбите, които изискват разходи за лош дълг в продължение на седем години.
За различните записи се прилагат различни правила. Възможно е да имате файлове, свързани с екологичното съответствие, документите на Комисията за ценни книжа и борси, федерални и държавни правила за безопасност на труда и съдебни дела за дискриминация. Всеки регулатор има свои собствени изисквания. Също така се нуждаете от политика за обикновени бизнес записи. Например, не искате да изтриете договор, преди да сте завършили работата, за която сте подписали. Записите, свързани с продължаващите съдебни спорове, не трябва да се унищожават, дори и да са в полза на вашата компания.
Ваша е отговорността, или тази на всеки, който управлява вашата програма, да знаете кои записи трябва да се съхраняват и за колко време. Който се занимава с документацията, трябва да познава фирмената политика и да обучава всички свои подчинени. Редовните служители също трябва да знаят за това. Ако, да речем, служител изпраща или получава имейл, който трябва да бъде архивиран, те се нуждаят от достатъчно обучение, за да разпознаят необходимостта.
За физически документи раздробяването осигурява максимално ниво на сигурно обезвреждане. За цифровите файлове се нуждаете от процедури, които ги изтриват след възстановяване. Съхранявайте отчет, който проследява кои записи сте изхвърлили и кога сте ги унищожили.
Сигурност и поверителност
Мащабните хакове и нарушения на данните са рутинен факт за живота в 21-ви век. Това не означава, че те са тривиални: нарушаването на данните може да навреди на репутацията ви, да ви струва пари или да предизвика вълна от съдебни дела или глоби. Дори изтичането на информация в компанията може да причини проблеми. Няколко федерални закона изискват от вас да запазите поверителността на медицинската информация на служителите, например. Ако други служители имат достъп до поверителни документи, може да сте в свят на правна болка.
Като част от създаването на вашата система за управление на файлове, трябва да приложите политика за сигурност и поверителност. Способността на служителите да виждат документите трябва да се основава на необходимостта да се знае. Достъпът следва да се основава на разрешителна система, а не само на доверие на служителите да не гледат класифицирани документи.
Обичайно е да споделяте документи онлайн, когато няколко служители работят по един и същ проект. Това отваря друг прозорец на уязвимост за излизане на поверителна информация. Шифроването на файлове или използването на система за споделяне на файлове като Dropbox може да помогне за предотвратяване на изтичане.
Това е още една причина да изтриете или изтриете стари, ненужни файлове. Дори и да не са от полза за вашия бизнес, те могат да имат поверителна информация за бивши служители или клиенти, които не биха оценявали това.
Каквито и правила да получавате, важно е да обучите всички служители не само за това как да подават и извличат данни, но и за правила за конфиденциалност и график за съхранение на записите.
