За собствениците на нови фирми управлението на компютърни файлове е задача, която често се отлага или дори се игнорира. Въпреки това, повечето фирми работят, съхраняват, извличат и съхраняват много данни под формата на компютърни файлове. Ако случаят е такъв за бизнеса ви, ще ви е необходима работеща файлова структура, подход за именуване на файлове, който е лесен за разбиране и др. Силен процес на създаване, съхранение, организация и архивиране ще ви помогне да разширите бизнеса си, докато расте.
Съвети
-
Управлението на компютърните файлове е силен процес на създаване, съхранение, организация и архивиране на вашата бизнес информация, която ще ви помогне да разширите бизнеса си, докато расте.
Защо управлението на файлове е критично за вашия бизнес
Ако стартирате нов бизнес, е съблазнително да пропуснете управлението на файлове. Вероятно не разполагате с толкова много компютърни файлове, с които да започнете, и несъмнено има много други неотложни въпроси, които изискват вашето внимание.
Въпреки това, отделянето на време за създаване на интелигентна система за управление на файлове от самото начало изплаща дивиденти за следващите години. Мащабируемата, организирана система за файлове ще нараства с вашата компания, запазвайки вашите файлове сигурна и добре подредена дори когато броят на тези файлове нараства експоненциално.
Като алтернатива, отлагането на управлението на файловете създава разхвърляна, неработеща система, която струва време и ефективност. Приемането на подходяща система в този момент ще бъде изключително скъпо и обикновено включва скъпи консултанти и допълнително оборудване.
Системата за управление на файлове, която е лесно разбираема, лесна за работа и проста за разширяване, е ценен бизнес актив.
Създаване на файлова структура
Как бизнесът ви избира да организира компютърни файлове ще повлияе на ежедневните функции, управлението на проекти и отношенията с клиентите за години напред. Ако не можете бързо да намерите и изтеглите подходящия документ, вашият бизнес може в крайна сметка да загуби клиентите или репутацията си.
Най-добрият начин за организиране на файловете ще варира от бизнес към бизнес. Мислете първо за това как вашият бизнес ще създаде и работи с документи, преди да избере организационен или йерархичен подход.
Вътрешната файлова структура може да бъде широка и плитка или тясна и дълбока. Първият подход създава множество папки от най-високо ниво и по-малко подпапки. Това може да доведе до съхраняване на множество документи в множество папки. Вторият подход поставя няколко папки в родителските папки. Също така могат да бъдат създадени хибридни структури, за да се постигне баланс между тези два вида йерархии. Личните предпочитания и бизнес необходимостта трябва да диктуват специфичния подход.
С увеличаването на услугите за управление на файлове, които помагат за по-лесно намиране на файлове чрез търсене, някои хора и фирми са напуснали всички папки с файлове и изхвърлят всички свои документи в една главна папка. Това не е препоръчително. Всеки бизнес ще създаде повече документи за една година, отколкото може лесно да се управлява от такава плоска структура. Важно е да създадете някаква файлова организационна структура, която помага да се категоризират файловете ви, което от своя страна ги прави по-лесни за намиране.
Която и система да изберете, трябва да бъде лесна за използване, сигурна и надеждна. Помислете кой ще създава и работи с тези файлове и след това помислете как по-добре могат да се срещнат техните работни нужди с файлова структура.
Друг ключов аспект на лекотата на използване е достъпността. Ако вашите основни работници по документи трябва да имат достъп до документи на мобилни устройства, важно е да помислите как тези документи ще бъдат изброени, достъпни и работещи с тях на тези устройства, когато създавате политика за управление на файлове. Освен това ще искате да възприемете подход за управление на файлове, който поддържа файловете синхронизирани на всички устройства.
И накрая, включете плановете за архивиране на файлове във вашата система за управление на файлове. В идеалния случай трябва да създадете множество резервни копия на вашите файлове. Тези резервни копия трябва да се съхраняват на различни компютри, поне една от които не се намира на работното място. Уверете се, че сте задали кой прави резервни копия, колко често и с каква технология се използва компютърната система за управление на файлове.
Намиране на компютърни файлове, от които се нуждаете
Конвенциите за наименуване и файловата структура трябва да помогнат при намирането и извличането на точния документ бързо, когато е необходимо. Имената на файловете, които съдържат произволна поредица от буквено-цифрови или дори конвенции като „DATE + CLIENT NAME“, могат да бъдат объркващи и да възпрепятстват извличането.
Имената на файловете трябва да имат смисъл за всички потребители и лесно да идентифицират вида, целта и основното съдържание на всеки файл.
В допълнение към съгласуваните правила за именуване на файлове, помислете за добавяне на система за управление на файлове. Това е вид компютърно приложение, което помага за съхранението и организирането на файлове. Тя може да предлага функции, които позволяват проследяване на собственика и последващите потребители, дата на създаване и последна промяна и други данни, които могат да ви помогнат да работите и поддържате файловете си.
Услугите за управление на файлове като Dropbox и Google Drive могат да ви помогнат, като предоставите по-удобно за търсене оформление и интерфейс. Вместо да запомняте сложни файлови структури или конвенции за именуване, можете просто да търсите това, което ви трябва.
Поставяне на политиката на вашата компания в писане
След като се вземе решение за структурата и правилата за именуване, създайте проектодокумент за фирмата си, в който се описват всички спецификации за работа с компютърни файлове, които сте избрали. Дори ако сте единственият служител, това не винаги е така. Официален документ, в който се посочват политиките за управление на компютърни файлове, ще помогне, ако разширите и наемете служители в бъдеще. Тя също така ще помогне на бизнеса ви да поддържа последователен подход за управление на файлове и да гарантира сигурността на ценните ви файлове.
