Повечето компании изготвят годишен бизнес план, който включва финансова прогноза, наричана още бюджет на компанията. Планът или бюджетът е инструмент за управление, който осигурява стратегическа насока на компанията. Той показва какви стъпки са необходими за изпълнението на избраните стратегии - и колко ще струват тези стъпки или действия - и прогнозира приходите и печалбата, които се очаква да бъдат резултат от тяхното изпълнение. Когато реалните финансови резултати станат достъпни, обикновено в края на всеки месец, тези резултати се сравняват с бюджетните цифри в отчетите за сравнение на бюджета.
подготовка
Действителните финансови резултати се изготвят от счетоводния отдел на фирмата. Бюджетите могат да се изготвят и чрез счетоводство, или може да има специализиран отдел за финансово планиране и анализ, който отговаря за подготовката на бюджета. Бюджетите са проектирани да бъдат в същия формат като месечните счетоводни отчети, така че сравненията на действителните резултати с бюджета са по-лесни. Тези системи обикновено са автоматизирани, така че след въвеждането на бюджетните цифри, отчетите за сравнение се създават автоматично веднага след като счетоводната информация стане налична.
стойност
Разликите между бюджетните и действителните цифри разкриват важна информация на ръководството на компанията за това как бизнесът се представя. В идеалния случай бюджетът беше внимателно подготвен, за да бъде възможно най-точен прогноз за това какво ще бъде постигнато през следващата година. Когато отчетите за сравнение на бюджета показват значителни различия, това означава, че или предположенията, използвани за изготвяне на бюджета, са в грешка, или бизнес средата се променя от очакваното. Отчетите за сравнение на бюджета позволяват на ръководния екип бързо да идентифицира къде се срещат проблемите.
Анализ и интерпретация
В големите компании с много отдели и многобройни подразделения, обемът на изготвените счетоводни отчети може да бъде огромен, което означава, че обемът на отчетите за сравнение на бюджета също е голям. Счетоводителите или финансовите служители вземат тези данни и подготвят обобщителни доклади за висшето ръководство, които да ги преразгледат. Тези доклади, изготвени всеки месец, включват разказ за резултатите и анализ на причините за най-значимите разлики. Докладът съдържа диаграми и графики, които илюстрират основните тенденции, които висшето ръководство трябва да прегледа и обсъди. В случай, че разходите са по-високи от бюджета, анализаторите, които отговарят за изготвянето на докладите за сравнение на бюджета, многократно трябва да се върнат към счетоводните счетоводни записи за този период, за да открият конкретните причини за отклоненията. Анализът на разликите в приходите включва определяне дали единичните продажби са по-ниски от предвидените в бюджета или средната цена на единица е по-малка от очакваното.
Коригиращи действия
След преглед на докладите за сравнение на бюджета, висшето ръководство трябва да определи дали различията са достатъчно значими, за да оправдаят предприемането на коригиращи действия. Един въпрос е дали разликите са били еднократни необичайни събития или част от повтарящ се модел. Ако продажбите за един продукт спаднат под бюджета за няколко месеца, може да се направи промяна в маркетинговата стратегия, за да се върнат продажбите. Алтернативно, недостигът на приходи може да се дължи на фактори извън способността на компанията да контролира, като например общ икономически спад. Отговорът в този случай може да бъде да се намалят бюджетните разходи, за да се намали разликата между бюджета и реалните резултати през следващите месеци.Висшето ръководство адресира по-високи от предвидените в бюджета разходи, като се срещне с мениджърите, чиито отдели са отговорни за различията и се питат защо са се случили.
