Всяка среща или проект е по-успешна, ако задачите са възложени по време на срещата и приключи извън срещата. Следвайки проста формула от 3W (Какво, кой и кога) за срещи с действия, шансовете за извършване на продуктивна работа извън времето за срещи и по време се увеличават. Правилното действие може да намали проблемите, свързани с проследяването. Задачата за добри действия ще помогне за тестване на добри идеи и решения на проблемите, както и за изпълнение на всички решения, взети по време на срещата.
Елементи, от които се нуждаете
-
Хартия или дъска за маркиране
-
Перо или маркери за изтриване на сухо
Преди края на срещата проверете всички действия, идентифицирани по време на срещата, и определете дали са необходими допълнителни задачи. Започнете с КАКВО са действията. Попитайте групата "Какви действия трябва да направим, за да постигнем големи резултати от проекта?" Това помага на групата да разбере какво трябва да се направи и защо е важно за проекта или екипа. С формулировката на позицията за действие, не забравяйте да използвате глаголи за действие и да бъдете подготвени да предоставите някои подробности за това какво всъщност е необходимо, за да се счита, че действието е изпълнено правилно.
След това преминете към СЗО ще направи всяко действие, като попита групата "Кои са най-добрите хора за тези действия?" Всяко действие трябва да бъде дадено на някого или то няма да стане. Това Кой е екип или член на проекта, който се съгласява да бъде отговорен и отговорен за всички дейности, необходими за изпълнение на възложеното действие. Действието може да бъде възложено на най-квалифицираното лице или под-екип, или някой на срещата може доброволно да извърши действието. Ако действието е възложено на лице извън събранието, някой на срещата трябва да бъде отговорен за обяснение на възложеното действие на лицето, което не е на заседанието.
Направете КОГА част преди да преминете от действията и на заседание. Попитайте групата "Кога трябва да се извършат тези действия, за да приключим проектите си навреме?" Крайната дата за всяко действие трябва да бъде действителна календарна дата, когато действието трябва да бъде завършено за екипа или проекта, за да изпълни работата си. Това никога не трябва да се оставя празно или да се пише като ASAP, защото датата гарантира, че някой е отговорен за извършването на действието навреме. Като присвоите дата, лицето, което предприема действието, ще може да насрочи новата задача с другата си работа и да може да определи дали има основателна причина, поради която действието може да не бъде завършено до желаната дата на групата, преди тя да е твърде късен.
След срещата поставете 3W действията в записите на събранията и ги разпространете до всички, които са присъствали на срещата или са получили действие. Това документира всички действия и кой е отговорен, както и кога се дължат действията.
Съвети
-
Ако се провежда последваща среща, когато напомнянето се изпраща за тази среща, се включват всички действия, които трябва да се извършат до тази дата, както и обичайните подробности за заседанието.
