Бизнес меморандум или меморандум е един от най-простите начини за информиране на колеги и служители за предстояща среща. Ефективното известие за заседанието ще предостави основната информация за заседанието по ясен, кратък и професионален начин.
Съответна информация
- Следвайте общ формат от четири точки за заглавието, което трябва да включва Да се, от, Дата и Предмет в циркулярното писмо за Вашето заседание на персонала _._ Полето „До“ трябва да включва всеки, който е поканен на срещата. “От” ще изброи името и длъжността. Дата на известието в деня, в който се разпространява. Напишете за какво става въпрос в полето "Тема", като "Среща на мениджърите на 15 август 2019 г."
- Посочете целта на срещата в първия параграф заедно с цялата основна информация, включително времето и местоположението. Например, „Целта на срещата е да се обсъди ревизираният план за стимулиране на служителите. Срещата ще започне в 15 часа. в основната конферентна зала и трае един час. Всички ръководители и надзорници трябва да присъстват. "
- Дайте обобщение на това, което ще бъде покрито по време на срещата в тялото на бележката. Поддържайте информационната информация, ако е възможно; оставете подробностите да бъдат обсъдени на самата среща. Например, „В резултат на обратната връзка, компанията ще внедри преработения план за стимулиране на служителите на 1 септември 2019 г. Новият план ще възнагради екипите за продажби, а не само отделни лица, когато изпълняват своите месечни и тримесечни цели. Ние признаваме ползата от нашите търговски служители, работещи в екипи и се надяваме да насърчим тази тенденция с финансови стимули. ”
Съвети
-
Цялата информация в обявлението следва да е от значение за срещата. Избягвайте включването на информация, свързана с въпроси, свързани с компанията, които няма да бъдат обсъждани на заседанието.
Преди срещата
- Информирайте получателите на известието, ако трябва да се подготвят по какъвто и да е начин или прочетете материали, преди да присъствате на срещата. Пример за това може да бъде: „Всеки ще бъде изпратен по имейл на преработения формат и политики за стимулиране до края на деня. Моля, прегледайте документите предварително, за да бъдете подготвени да обсъдите съдържанието и да поискате разяснение там, където е необходимо."
- Кажете на поканените, когато дневният ред на срещата ще бъде разпределен. Например: "Ще разпространявам дневния ред по електронната поща най-малко 24 часа преди заседанието. Моля, прегледайте дневния ред при получаване."
- Помолете поканените да ви информират веднага, ако не могат да присъстват на срещата, така че можете да планирате време за преглед на информацията с тях. Дори ако изпращате задължителна бележка за срещата, някои служители или поканени могат да са на ваканция или извън града на пътуване, свързано с работата.
Съвети
-
Позволете на поканените да знаят дали сте готови да отговорите предварително на въпроси относно темата на срещата или дали всички разяснения трябва да бъдат разгледани на самата среща. Посочете телефонен номер за връзка или имейл адрес, ако ще зададете въпроси предварително.
