Целта на брошурата на конференцията е да привлече делегати към дадено събитие и да ги уведоми за графика на конференцията. Следователно брошурата трябва да съдържа информация за мястото, ораторите, организацията на пътуването и други ключови факти. Копието трябва да бъде ясно, информативно и убедително, като насърчава читателите да запазят местата си, за да могат да се възползват лично или професионално. Въведение от виден говорител или висш ръководител предоставя полезен преглед на събитието, както и приветствие за потенциални делегати.
Целева аудитория
Организаторите на конференцията насочват своите събития към конкретни групи, така че научете повече за целевата аудитория, за да се уверите, че брошурата предлага съответните ползи. Публиката може да бъде толкова разнообразна, колкото и учители, висши ръководители от автомобилната индустрия или представители на обществеността, които се интересуват от кънтри музика. За да намерите информация за аудиторията, попитайте организаторите за профилите на предишните събития. Организаторите проучват аудиторията си, искат демографска или бизнес информация и публикуват профили, за да демонстрират качеството на своите събития на делегати, презентатори и спонсори.
Ползи за делегатите
Брошурата трябва да предоставя на делегатите силни ползи за участие. Бизнес делегатите трябва да могат да оправдават отсъствието на работа, а частните участници искат да знаят, че ще получат стойност за изразходването на собствените си пари. Идентифицирайте ползите за целевата аудитория. Конференцията може да предостави уникална възможност да чуете световноизвестни лектори, да видите демонстрации на най-новите продукти или да подобрите уменията, като посетите висококачествени обучителни сесии. Ползите могат да бъдат по-малко осезаеми, като например възможността да се свържете с други хора в дадена индустрия, може би с оглед на кацане на работа или продажба.
Логистична информация
Цялостната информация за логистиката на конференцията е от съществено значение. Според Американския институт за конференция, често задаваните от делегатите на конференцията въпроси обхващат теми като регистрация и плащане, пътуване и хранене, настаняване и отмяна. За да улесни читателите да се регистрират за събитието, включете пълни данни за регистрацията. Посочете разходите за участие, включително отстъпки за ранна регистрация. Предоставете информация за контакт на читателите, които могат да се нуждаят от допълнителна информация и да оставят делегатите да знаят кога ще получат пакети за добре дошли.
Програма на конференцията
Задайте програмата на конференцията с разписания и подробности за всяка сесия, за да помогнете на делегатите да планират времето си на конференцията. Нека делегатите знаят повече за формата на конференцията, която може да включва презентации, кръгли маси, работни срещи и изложби. Биографиите на водещите помагат на делегатите да изберат сесиите, които искат да присъстват, и да посочат състоянието или качеството на събитието.
Поддържайте комуникация
Брошурата на конференцията е само един елемент от пред-конференционната маркетингова програма. Според Inc. публикуването на информация и новини от събития в социалните медии помага да се запази интересът, когато събитието стане по-близко. Съобщенията за допълнителни говорители или специални събития, например, могат да създадат шум около събитието и да намалят риска от отпадане на делегатите.
