Как да адресирате факс. Дори и в тази ера на електронната поща, понякога е необходимо да се изпращат хартиени документи до бизнес партньори, а в съвременния бизнес все още се изисква факс апарат. Правилно адресираният факс е знак за професионализъм и е по-вероятно да оставите добро впечатление, ако научите как да адресирате факс.
Получете необходимата информация за контакт. Съберете името на получателя (правилно написано), номера на факса и номера й. Уверете се, че знаете и номера на факса и номера на наземната линия.
Намерете корица. Много фирми разполагат с покривни листове с фирмените бланки. Ако фирмата ви няма предварително отпечатани корици, опитайте да използвате шаблоните за мотивационно писмо на Microsoft Office, които могат да бъдат изтеглени от уебсайта на Microsoft.
Попълнете придружителното писмо с цялата информация за контакт. Ако не пишете във формуляр, не забравяйте да пишете внимателно и четливо. Включете цялата информация от Стъпка 1. Също така включете общия брой страници, които да бъдат изпратени, така че получателят да знае кога всички страници са пристигнали.
Изпратете факса. Не забравяйте да изчакате потвърждението. Повечето факс машини имат дисплей на предния панел, който проверява дали предаването е успешно завършено. Ако вашият факс няма дисплей, може да искате да се обадите на получателя, за да се уверите, че той е получил всички страници.
Съвети
-
Може да искате да включите „бележка“ в корицата. Този раздел описва накратко документите, които изпращате. Ако изпращате факс до голяма организация, той може да помогне да се уверите, че страниците достигат до правилния човек.
