Можете да доставяте лоши новини на служители, клиенти или мениджмънт чрез различни методи. Много хора предпочитат негативните съобщения да се предават лесно и директно. Други предпочитат по-фин подход, придавайки посланието на най-малко обидния език. Така или иначе, трябва да предадете новини, които най-вероятно са нежелани и нежелани по ясен и сбит начин.
Поддържайте връзката
Само защото имате нежелана информация за препредаване, не означава, че трябва да повредите връзката с получаващата страна. Независимо дали уволнявате служители, отхвърляте искане за дарение или отричате възстановяването на пътуване, имайте предвид, че ситуацията може да се промени в бъдеще и решението ви може да бъде отменено. Добавете допълнение към бележката, като например да кажете на служителите колко сте оценили техните вноски. Обяснете на счетоводителите, че понастоящем бюджетът ви не позволява определени разходи. Добавянето ще смекчи удара и ще запази отворените линии за комуникация за евентуални бъдещи взаимоотношения.
Съобщение с рамка с положителен език
Думите, които избирате в бележката, ще ви помогнат да запазите положителен отговор, въпреки че изпращате отрицателно съобщение. Например, можете да поискате повече информация, за да обработите парична заявка, вместо да пишете, че предоставената информация не е приемлива. Кажете на служителите си какво могат да направят вместо това, което не могат. Например, напишете „моля, облечете се в бизнес ежедневни облекла в петък“ вместо „не носете дънки на случайни петъци“. Изпратете бележка на клиента си, казвайки „можете да вземете стоката си в понеделник“, вместо „вашата поръчка“ няма да бъде готов до следващия понеделник."
Предотвратяване на правни последици
Фирмените бележки често излизат извън стените на вашия бизнес и в ръцете на медиите или други партии. Избягвайте да използвате език, който подсказва за незаконни или дискриминационни практики. Например, вместо да пише „нашият счетоводител напуска компанията, защото е направил големи грешки в отчетите в края на годината“, пише „след много години на призната услуга, нашият счетоводител се насочва към други възможности.“ Ясността помага да се предотвратят нежелани слухове от разпространение, което може да навреди на репутацията на вашата компания. Неясното негативно послание е „поради неправомерно поведение, някои членове на финансовия персонал си тръгват.“ По-добра бележка гласи „ние сме развълнувани да обявим, че новите членове на финансовия персонал ще заменят изходящите членове на счетоводния отдел“.
Буфер на лошите новини
Отрицателните бележки често водят до наранени чувства и гневни реакции. Можете да облекчите или поне да намалите количеството на паденията от лошите новини, когато го буферирате с добри новини. Например, започнете отрицателна бележка с „ще оцените броя на добавените ползи, включени във вашата застрахователна полица“, когато трябва да повишите застрахователните ставки. Запазете буфера, свързан с съобщението, обаче, за да поддържате яснотата. С други думи, не казвайте „новата палуба за паркиране се отваря следващата седмица“, когато изпращате съобщение за намаляване на ползите.
