Съвременните фирми могат да сегментират съобщенията, за да насочват вниманието към малки групи клиенти или незабавно да предават новини на големи, разпръснати работници. Тези възможности обаче не направиха бизнес комуникациите по-малко предизвикателни от преди. Макар че организациите бързо научават последствията от неспособността да комуникират ефективно с клиенти и външни заинтересовани страни, неефективните вътрешни комуникации може да са по-трудни за откриване докато не стане твърде късно.
Проблеми с предпочитанията
На служителите може да е трудно да съгласуват своите комуникационни предпочитания с тези на техните колеги. Един по-възрастен работник може да предпочете да общува по телефона, например, докато по-малкият му колега разчита на електронни комуникации. Ако по-младият работник реагира на гласово съобщение по електронна поща, вместо да върне повикването, по-възрастният работник може да се чувства неуважение, Най-добре е да използвате метода, който предпочитате от Вашия колега. Ако вашият контакт в ИТ винаги отговаря бързо на вашите имейли, но отнема много време, за да се върнете по телефона, препращането на вашите въпроси по електронен път е по-ефективно решение.
Комуникация на лоши новини
Да кажете на шефа си, че току-що сте загубили ключова сметка, не е лесно за повечето. Нито е лесно да предадете новините на дългогодишен продавач, че превключвате бизнеса си на нейния конкурент. Робърт Бийс, професор в Училището по бизнес в Джорджтаун, отбелязва, че това често кара хората да забавят да разкажат на другата страна за лошите новини.
Вместо това Bies предлага многостранна комуникационна стратегия за преодоляване на тези предизвикателства. Подгответе предварително заинтересованите страни за лошите новини, Изпращайте новините своевременно и честно, след това я смесете с възможни решения и всякакви очевидни сребърни накладки. Може да кажете, например, че имате предвид няколко подхода, за да замените изгубения бизнес, който би изисквал по-малко пътуване за вашата търговска сила
Съвети
-
Някои служители могат да се почувстват неудобно да комуникират откровено с шефовете си поради позицията си в компанията или техния произход. Особено жените могат да се борят с това, според експерт по лингвистика Дебора Танен.
Твърде много - или не достатъчно
Колко информация за разпространение сред служителите и външните заинтересовани страни е постоянно предизвикателство за мениджърите. Страшни новини, като реорганизация, могат да доведат до силни реакции, ако на пръв поглед излезе от поглед. Предупреждението на индивиди в срещи един на един или по-малки може да позволи на лидера да знае кой вероятно ще възрази срещу новините и какви са причините за това.
От друга страна, мениджърът също може предоставят твърде много информация ако заключението на съобщението е неясно или отворено. Обявяване на съкращенията може да бъдеш в близко бъдеще, например, води до безпокойство и може да причини ключови служители да се опитат да вземат други работни места. Той също така може да намали офисната производителност, ако служителите прекарват времето си в клюки и работят върху техните автобиографии.
Неформалните комуникации могат да докажат скъпостта
За разлика от бъркотията на работното място, електронните съобщения оставят писмен запис за това, което се случи. Бърза електронна поща може да повтори разговора и да предостави ценно потвърждение в случай, че има по-късно въпроси. Въпреки това, поддържане на записи на електронна поща, чат софтуер и други неформални електронни разговори на работното място може да бъде главоболие за тези в ИТ - да не говорим за правния екип. На пръв поглед разговорите могат да се окажат скъпи. Американското министерство на правосъдието например използва коментари в чат стаи, за да помогне да се направи случай на манипулиране на валута срещу големи банки като UBS, Citigroup и J.P. Morgan Chase.
Управление на проекти
Доклад от 2013 г. на Института за управление на проекти установи, че за всеки милиард долара, изразходвани за проекти, 75 милиона долара са рискови единствено в резултат на неефективни комуникации. Пропуски могат да възникнат, когато не всички заинтересовани страни имат едно и също разбиране за ползите от проекта или когато езикът, използван за предаване на съобщения, е неясен. PMI ви предлага да приспособите вашите комуникации, за да посрещнете нуждите на всяка от групите заинтересовани страни, Проектното предложение за препроектиране на уебсайт, например, може да се съсредоточи върху предимствата на високо ниво, когато се срещате с висши ръководители на компании. Тя ще използва повече технически език и конкретни данни, когато се представя на хората, които ще трябва да извършат работата.
