Google Документи е мощен инструмент за споделяне на файлове, който фирмите могат да използват, за да публикуват работни графици. Можете да постигнете това, като създадете график директно в Google Документи. Когато редовно публикувате работен график на служителите си, предотвратявате неправилното му общуване, което може да доведе до разкриване на смени от служители, които не осъзнават, че са планирани да работят.
Използвайте шаблони за безплатна работа
Google Документи поддържа огромна библиотека от безплатни и готови за използване шаблони. За да отворите шаблон, отворете нов документ в Google Документи и след това търсете шаблони с думите "работен график". Повечето работни графици на служителите използват формат седмица до седмица, защото работодателите публикуват седмично. Ако шаблонът не отговаря на нуждите на графика, създайте персонализиран график в друга програма.
Създайте персонализиран график
Подобно на Google Документи, Google Таблици съдържат шаблони, които мениджърите могат да персонализират. Намерете ги в Таблици в менюто Галерия с шаблони. Просто изберете "График" от списъка и след това персонализирайте полетата, като замените данните в шаблона с датите на графика и имената на служителите. Изтрийте всички редове и колони, които не са необходими.
Създайте график от нулата, като отворите нов файл. Кликнете върху Start a New Spreadsheet (Стартиране на нова електронна таблица) на главната страница и използвайте заглавието за заглавие на документа като "Weekly Schedule" (Седмичен график) или друго желано име. Използвайте първия ред, за да определите датите, които графиката покрива.
След това създайте диаграма, на която хоризонталните заглавки на колони изброяват дните от седмицата и в редовете се изброяват времената на смяна. Вмъкнете имената на служителите в съответните кутии за преместване. Запазете файла в Google Документи под подходящо име на файл.
Управление на разрешенията за служители
Работодателите искат служителите да четат графика и да изтеглят файл, за да го запазят на персонални компютри или устройства. На служителите обаче не трябва да се позволява да редактират графика. По подразбиране Google Документи позволява на служителите да четат и изтеглят споделени с тях файлове.
Споделяйте файлове, като кликнете върху иконата с силует на човек и знак плюс, който представлява „Споделяне“. Въведете имейл адресите на служителите, с които искате да споделите файла. Проверете разрешенията, преди да изпратите електронната поща, за да се уверите, че документът е само за четене.
За разрешения изберете „може да прегледате“ вместо „може да редактирате“, след което изберете бутона „Споделяне“, за да публикувате графика за служителите. Служителите получават имейл с уведомление, че е публикуван нов график. Имейлът съдържа връзка към графика.
Задайте обикновени графици
Поддържането на шаблон от графика улеснява седмичното планиране. Задайте стандартен ден и час, за да публикувате графика и да го споделите с всички служители по електронната поща едновременно.
Назовете файловете с график по лесен за намиране начин, например "График на преместване на 15 януари". Това намалява объркването и позволява на служителите да отбелязват бързо несъответствията в планирането или проблемите. Създайте фирмени правила, изискващи от служителите да предоставят желаното уведомление за промени в графика.
