Въпреки че някои собственици на малки фирми биха предпочели хирургия на коренови канали, отколкото собствените си счетоводни книги, счетоводството е незаменима част от управлението на бизнеса. Ползите от счетоводството са в способността му да разкаже цифрова история за това какво се случва във вашата компания - такава, която може да ви помогне да подобрите дейността си, да станете по-печеливши и да останете извън неприятности с местните и федералните данъчни агенции. Цялостното и точно отчитане може да ви помогне да направите своя случай с потенциални кредитори и инвеститори, когато вашият бизнес търси финансиране.
Съвети
-
Предимствата от използването на счетоводството в бизнеса са свързани с прозрения, които предоставят номерата. Тези цифри ви помагат да разберете какво се случва добре и къде има място за подобрение.
Каква е основната цел на счетоводството?
Основната цел на счетоводството е да следи приходите и разходите на вашата компания. Приходите са всички пари, вливащи се във вашия бизнес от продажби на стоки и услуги и всякакъв друг вид доход, като например печалба от лихва или наем или събрани роялти. Разходите са всичко, което вашият бизнес купува за своите операции и инфраструктура, като материали, труд, наем, доставки, пощенски разходи, застраховка, транспортни разходи, професионални услуги, реклама и оборудване.
Информацията, която вашият счетоводител или счетоводител събира за приходите и разходите, отива в съставянето на счетоводни отчети, които предоставят необходимата информация за финансовото състояние на вашата компания. Тези доклади ви помагат да дефинирате силните си страни и да отстраните слабостите си. Те също така ви предоставят информацията, от която се нуждаете за данъчно отчитане.
Отчетът за печалбата и загубата представлява резюме на вашата счетоводна информация за приходите и разходите. Той изброява и изброява всичките ви покупки в съответните категории, като наем и ведомост, и след това изброява тези суми, за да предостави общ преглед. По същия начин тя обобщава входящите Ви приходи въз основа на източника на дохода, като продажби на едро или продажби на дребно. Вашата декларация за печалба и загуба е важна, защото показва колко сте спечелили в края на деня. Тази долна граница е сумата, останала след изваждане на общите разходи от общите приходи.
Балансът е моментна снимка на цялостното ви финансово състояние в определен момент във времето. Важно е, защото обобщава нетната ви стойност. Разделът на активите на баланса изброява всичко, което притежава вашата компания, включително пари в брой, пари, дължими ви чрез вземания, инвентар на рафтовете и ценни дългосрочни покупки, като например големи части от оборудването. Разделът за пасивите на баланса включва всичко, което дължите, включително краткосрочни и дългосрочни салда по кредити и задължения към клиенти. Нетната стойност на вашата компания, въз основа на информацията, представена в баланса, се изчислява чрез изваждане на общите ви задължения от общите ви активи.
Отчет за паричните потоци или проформа на паричния поток е счетоводен инструмент, който ви помага да предвидите кога ще разполагате с наличния капитал и кога ще имате недостиг на паричен поток. В изходящата част на извлечение са изброени всички очаквани входящи парични средства, разбити по месеци. Тези пари не е задължително да идват от приходи от продажби на продукти или услуги. Той може да включва и капитал от заеми или инвестиции. Изходящата част на извлечението включва всички очаквани изходящи парични средства, включително разходи за заплати, разходи за материали, наем и застрахователни плащания. Вашите очаквани разходи не включват само приспадащи се бизнес разходи. Също така ще изброите плащанията на главницата на кредита, които не са данъчно признати и няма да се появяват в отчета за печалбата и загубата. Долната граница на всяка колона показва изходящите разходи, извадени от входящите парични средства, като посочва колко пари можете да очаквате да имате на разположение в края на месеца.
Каква е целта на счетоводителя?
Целта на вашия счетоводител е да обобщи работата на вашия счетоводител, като състави счетоводни книги в отчети. Вашият счетоводител може също така да попълни данъчните си формуляри и да ви посъветва за най-добрия начин да похарчите и спестите парите си. Може или не е необходимо да наемате професионален счетоводител, в зависимост от нивото на комфорт при работа с номера, сложността на вашия бизнес и данъчната Ви ситуация.
Целта на счетоводителя ви е да въвеждате касови бележки и фактури в база данни, счетоводна книга или електронна таблица, за да можете да следите разходите и продажбите. Повечето счетоводни системи са компютъризирани, защото счетоводните програми могат да организират и добавят номера по-бързо и по-ефективно от ръчните, ръкописни системи. Въпреки това, нямате нужда от компютърна програма, за да правите счетоводство на вашата фирма. Ръкописната система, която проследява продажбите и разходите, също ще предостави информацията, от която се нуждаете.
Можете да направите собствено счетоводство, като следите приходите и разходите и проследявате тази информация по начин, който е полезен за вас и вашия счетоводител. Информацията трябва да бъде лесна за четене и разбиране и трябва да отразява точно финансовата дейност на вашия бизнес. Вашата счетоводна информация ще бъде полезна за вашия счетоводител, тъй като тя предоставя необходимата информация за съставяне на данъчни отчети и документи за заем. Една и съща информация може да бъде полезна вътрешно, за да предостави информация за бизнеса ви, като например каква част от приходите ви идват от продажби на едро, от продажби на дребно и колко харчите за материали в сравнение с труда.
Дори ако наемете счетоводител и счетоводител, за да организирате финансовата си информация и да подготвите данъчните си формуляри, все още имате счетоводни отговорности като собственик на бизнес. Трябва да запазите цялата информация, от която се нуждаете, като например фактурите, които пишете, и получените от вас приходи за направените от вас бизнес покупки. Колкото по-организирани са тези документи, когато ги донесете на своя счетоводител и счетоводител, толкова по-малко ще трябва да плащате за времето си. По-дълго време е необходим счетоводител, за да организира кутия за обувки, пълна с касови бележки, отколкото да работи методично чрез файл с документи, които вече са сортирани по дата или по сметка на кредитна карта.
Какви са правилата на счетоводството?
Правилата на счетоводството уреждат начините, по които разходите и приходите се въвеждат в системата като дебити или кредити. Тези правила уреждат двустранното счетоводство, система, която е широко разпространена от късното средновековие. Системите с двойно влизане не само проследяват вашите приходи и разходи, но и показват как се движат парите и активите около вашата компания. В системата за двойно вписване всеки запис, който е въведен като дебит, трябва да бъде балансиран със съответния кредит и обратно. Алтернативата на двустранното водене на счетоводството е система за еднократно въвеждане, в която просто изброявате и изчислявате вашите доходи и разходи без вградени протоколи за съгласуване на тези записи с фактическото ви финансово състояние.
При работа с лични сметки, лице, което прехвърля активи в бизнеса, трябва да бъде кредитирано, докато получателят или бизнесът трябва да бъде дебитиран. Това изглежда нелогично, защото средствата са напуснали ръцете на индивида и са прехвърлени в ръцете на бизнеса. Въпреки това, счетоводните сметки не винаги описват действителните парични салда. Те по-скоро се отнасят до суми, които се дължат или притежават. Когато дадено лице, като собственик, прехвърля пари на бизнес, тази сделка се увеличава или кредитира сметката и представлява сумата, която бизнесът дължи на това лице. Същият трансфер на средства създава дебит за бизнес сметката, защото, въпреки че паричните средства са налични и налични, сега той се дължи на лицето, което го е предоставило.
Когато се занимавате с реални сметки, като недвижими имоти и машини, правилата на счетоводството изискват от вас да дебитирате нови покупки и кредитни позиции, които сте продали или по друг начин извадили от услугата. Първоначално активът е осчетоводен като дебит, защото сте похарчили пари, за да го придобиете. Ако го продадете или извадите от експлоатация, след като е изтекъл полезния живот, премахвате дебита или кредитирате сметката, която представлява това, което дължите за покупката.
Когато вашият бизнес купува материали или плаща наем, правилата на счетоводството изискват да публикувате тези транзакции като дебити. Обратно, когато продавате продукти или услуги, вашата счетоводна система третира тези транзакции като кредити. Покупките, които изискват изходящи средства, намаляват капитала на фирмата, следователно те се проследяват като дебити. Приходи и други печалби, като входящи плащания на наеми, увеличават капитала на вашата компания, така че те се проследяват като кредити.
Въпреки че тези правила за счетоводство уреждат как всяка транзакция се появява във вашата счетоводна система, всъщност не трябва да ги разбирате и прилагате, освен ако не правите записи в система за двойно счетоводство, която не е предварително програмирана да организира вашата информация. Например, ако използвате ръкописна книга като основа на вашата счетоводна система, ще трябва да решавате всеки път, когато правите запис, дали тази транзакция представлява дебит или кредит и къде ще се появи съответният дебит или кредит. Въпреки това, ако използвате счетоводен софтуер, като например QuickBooks, чековете, фактурите и разписките за продажба ще се появяват автоматично в съответните кредитни и дебитни сметки, заедно със съответните им дебити или кредити.
Как да използвате счетоводство в бизнеса
Предимствата на счетоводството не са само въпрос на добра бизнес стратегия, въпреки че счетоводната информация определено ви помага да формулирате и планирате. Никой бизнес не може да оцелее без някаква счетоводна система. Ако фирмата ви прави покупки и продажби, без да проследява сумите, които сте закупили и продали, няма да можете да определите дали сте спечелили печалба или сте имали загуба в края на годината. Вие няма да знаете колко дължите и колко притежавате, така че няма да можете да прецените колко от входящите си пари можете да изтеглите за лична употреба и колко трябва да държите в банковата си сметка за предстоящия бизнес разходи.
Счетоводната информация също дава ценна информация за дейността на компанията. Тя ви позволява да сравнявате продажбите си в различни категории с течение на времето, като например да разглеждате тенденциите за различните продукти в различните места за продажба. Той ви дава инструментите и информацията, за да разгледате разходите си като процент от приходите си, за да видите дали вашите маржове са устойчиви и как ефективността на вашата компания се сравнява с тази на конкурентите във вашата индустрия. Проформата на паричния поток ще ви позволи да търсите източници на капитал преди действително да се нуждаете от тях и да планирате големи покупки, за да съответства на времето от годината, когато паричните средства са изобилни. Да управляваш бизнес без счетоводна информация е като да летиш със самолет без радар.
Счетоводството е необходимо и за оцеляването на вашата компания, защото от закона се изисква да докладвате доходите си и да плащате данъци. Без пълна и точна счетоводна система, вие няма да знаете колко сте спечелили и похарчили, и няма да имате информацията, от която се нуждаете, за да попълните местни, щатски и федерални данъчни формуляри. Също така, ако вашият бизнес някога се нуждае от финансиране, вашите заявления за кредит почти със сигурност ще изискват да включите финансови отчети от предишни години и най-вероятните прогнози за предстоящите периоди.
