Как се създават процедури и политики

Ключът към писането на силни процедури и политики е да направим документите достатъчно твърди, за да документираме правилата на организацията, но достатъчно гъвкави, за да можем да ги следим лесно, най-вече без отклонение, както трябва да документирате всеки малък отклонение. В много организации можете да чувате процедури и политики, наричани СОП или стандартни оперативни процедури. Тези документи са гръбнакът на организацията, така че писането им ще помогне да се запази бизнесът и да се гарантира, че стандартните процедури се извършват по същия начин от всички служители. Ако работите в рамките на регулирана индустрия, като фармацевтични или биотехнологични компании, силните СОП са абсолютно критични за успеха на вашия бизнес, тъй като Администрацията по храните и лекарствата се обръща първо към тези документи при всеки одит.

Изгответе план за всички процедури и политики, от които се нуждаете вашата организация. Създаването на кратко описание на процедурите и политиките ще ви помогне да организирате писането си. Групирането на политиката и процедурите по отдел може да ви помогне да организирате мислите си. Организирайте схемата с най-важните документи в началото, за да можете да дадете приоритет на изготвянето на СОП. В края на краищата, трябва да започнете от някъде и да започнете с най-важното означава, че поне това ще бъде направено. Може да се наложи да преразгледате тези първи документи, след като сте написали SOPS. Наложително е SOPS да не влизат в конфликт помежду си.

Разделете отделните процедури и политики на отделни задачи, свързани с попълването на всеки документ. Във очертанията си добавете подзадачи за всеки документ, така че стъпките да са ясни, логични и подредени. По този начин документите почти се пишат. Уверете се, че сте добавили само най-широките стъпки. Ако напишете SOPS прекалено подробно, има прекалено голям шанс за отклонения. Не е нещо добро.

Интервюирайте персонала, който изпълнява задачите. Не пренебрегвайте ценния принос на служителите, които понастоящем изпълняват задачите. СОП трябва да документират как се правят нещата и това са хората, които знаят. Затова помолете работниците, а не мениджърите, да направят някои разработки на проектодокументи. Те винаги могат да бъдат подсилени от технически писател.

Попълнете очертанията си с по-подробни процедури, които персоналът да следва. Най-добрата практика е тя да бъде проста, когато пишете политики и процедури. Също така е широко разпространена практика да се пише на ниво 5-ти клас в САЩ - това означава, че пети клас трябва да може да чете и разбира всяка дума.

Решете кой ще подпише процедурите и политиките. Подписването трябва да съдържа имена на високо ниво, така че шефовете да са наясно как се правят нещата. Някои организации провеждат всяка политика и процедура чрез отдел „Човешки ресурси“ или техните юридически клонове, за да гарантират, че не се нарушават законите.

Обадете се на среща за преглед, за да съберете всички подписали страни в една стая, за да обсъдите политиката. Ако изобщо е възможно, накарайте всички страни да се обединят в една стая, за да обсъдят една конкретна политика, да придвижат документа напред с много по-бързи темпове, отколкото да го прехвърлят и да искат коментари. Ако наистина искате да ускорите нещата, поставете цел SOP да се отпише в края на срещата.

Подпис, дата, версия за контрол и разпространение на финализираните процедури и политики. Помислете как да дадете на всеки служител наръчник за служителите, който да бъде актуализиран с преработените документи, ако е необходимо. Всъщност, създайте политика и процедура за работа с преносимите компютри, включително периодично одитиране на наръчниците на служителите, за да се гарантира, че целият персонал трябва да бъде актуален.

Преглед на съществуващите одобрени СОП по график. Всяка СОП следва да се преразглежда ежегодно или най-малко два пъти годишно, за да се гарантира, че практиките и политиките не са се променили. Уверете се, че сте получили нови подписи и дати, така че, ако бъдете одитирани, има ясна хартиена следа от последните версии.