Разрешаването на служителите да купуват без насоки могат да увеличат разходите и да намалят маржовете на печалба. Мъдрото закупуване започва с закупуване на правилното количество и качество на изделията на най-добра цена, след което се създава процедура, която позволява наблюдение на процеса на закупуване. Използването на бюджет и установяването на стандартен процес на преглед могат да разкрият тенденциите на пазара, за да се възползват от ценовите структури, които иначе биха били пренебрегнати.
подготовка
Напишете списък с всички материали и предмети, които бизнесът трябва да закупи. Групирайте сходни елементи заедно и дайте на всяка група подходящо заглавие. Например обекти като химикалки, правни подложки и копирна хартия ще отидат под заглавието "Офис консумативи". Кафе, чай, чаши и пластмасови лъжици могат да бъдат изброени под „Кухненски консумативи“. Елементи като папки за свързване, DVD-та и DVD-та могат да бъдат под заглавие „Опаковка“.
Идентифицирайте всички отдели или области в компанията, които ще закупуват консумативи и документирайте групите от продукти, от които ще закупите. Например маркетинговият отдел може да закупи от заглавията "Опаковка" и "Офис консумативи". Административният персонал може би е единственият, който купува "Кухненски консумативи", но също така ще купува "Офис консумативи".
Планирайте бюджета за закупуване за всеки отдел, като използвате началния бюджет на компанията. Задайте месечен бюджет за покупките на всеки отдел - това може да включва участието на всеки ръководител на отдела за окончателно одобрение.
Съберете информация за доставчика, като име на фирмата, адрес, телефонни номера, лице за контакт и номер на сметката на фирмата ви. Свържете всеки елемент, който се купува, с конкретен доставчик или продавач. Това е разумно да има списък на продавача за всеки елемент, който е три дълбоко, така че ако предпочитаният продавач е на склад, има резервни доставчици да отидат. Наличието на повече от един доставчик за покупка от предотвратява забавянията при поръчката. Това е особено важно в предприятията, където части или други предмети трябва да бъдат поръчани и получени своевременно, за да се спазят сроковете.
Установете отношения с доставчици, за да договаряте ценови отстъпки и да управлявате специални поръчки. Определен търговски представител в рамките на фирма продавач може да приспособи и ускори аварийните поръчки или кратките производствени времена.
Процедури за записване
Напишете процес стъпка по стъпка, който всеки отдел да следва при покупките. Помислете как ще бъде поискана, одобрена, поръчана, получена, доставена и платена покупка. Да разгледа възможността за създаване на капачки за различни нива на служители и персонал. Включете процедури за специални покупки, опции за плащане и покупки, които могат да изискват отговор от други отдели. Например, закупуването на нови компютри от административния отдел ще изисква участието и приноса на ИТ отдела за закупуване на инсталационни елементи, като кабели, модеми и маршрутизатори.
Формулиране на стъпка по стъпка процес за управление на документацията в процеса на закупуване. В зависимост от нуждите на бизнеса, може да се изисква електронен процес на закупуване вместо хартиен.
Оформете формулярите, необходими за всяка покупка или закупите стандартни формуляри за договор от доставчик на офис доставки. Формулярите могат да включват формуляр за заявка за покупка с място за упълномощаване, формуляр за поръчка, изпратен на продавача, формуляр за получаване на артикулите в основен склад и друг, който признава доставката до отдела, отправил искането.
Разработване на процес за управление на жалби и отчетност, преглед на отношенията между доставчиците и структурите за отстъпки, наблюдение на бюджетите за покупки и преглед и подобряване на процеса на закупуване. Промяната и промяната на процеса на закупуване може да доведе до по-добра възвръщаемост, ако се подходи по методичен начин. Тримесечните и годишните прегледи биха могли да увеличат крайния резултат на компанията.
Създайте ръководство за процедурите за закупуване, което очертава ръководство стъпка по стъпка за персонала, който да следва. Ръководството трябва да предоставя ясни стъпки, които всеки член на персонала трябва да следва, за да поиска, да получи разрешение и да направи поръчка за покупка. Той трябва също така да идентифицира онези, които ще управляват процеса и са упълномощени да одобряват покупка, както и одобрен списък на доставчици и списък с формуляри, които показват физическото местоположение на формулярите или къде се намират в компютърната мрежа на компанията.
