Процедурите за безопасност са написани за предотвратяване на заболявания и наранявания и служат като инструмент и насока за защита на служителите. Когато една компания има набор от писмени процедури за безопасност, служителите не трябва да отгатват, когато става въпрос за правилно използване на машините или протокола, който да следва в случай на извънредна ситуация. Писмените процедури за безопасност позволяват на другите да знаят как да разпознават и премахват опасностите, как да пазят себе си и другите си в безопасност и какво да правят в случай на извънредна ситуация.
Знайте целта си за писане. Безопасност на работната сила и застраховка Държави първо трябва да знаете причината или основната цел за писане на процедури за безопасност. Възможните причини могат да включват намаляване на броя на произшествията, предоставяне на писмени инструкции за безопасност, намаляване на размера на исковете за обезщетение на работниците и т.н.
Познайте аудиторията си и знайте кой ще използва процедурите за безопасност. Трябва да знаете дали пишете процедури за безопасност за служителите в компанията, за ръководството, представителите на синдикатите или федералните регулатори. След като сте разбрали тези подробности, можете да напишете процедури за безопасност по начин, съобразен с аудиторията.
Вземете решение относно формата на процедурата за безопасност, която позволява на служителите бързо да намерят информация за безопасността. Безопасността и застраховането на работната сила препоръчва да се използва хартия от 8,5 на 11 инча, която може да бъде пробита с дупки и вкарана в папка.
Създайте контур. Избройте най-важните точки за безопасност в логичен ред, за да организирате мислите си. OSHA заявява, че добре организираният план води до правилно действие и премахва объркването, имуществените щети и нараняванията.
Напишете кратко въведение. В увода се обяснява целта на процедурата и лицето, отговорно за неговото прилагане.
Напишете стъпките на процедурата. Използвайки очертанията си като ръководство, напишете стъпките по процедурата за безопасност по ясен и сбит начин. Използвайте сегашните времена, глаголите за действие, като че ли говорите с човек, който е извършвал процедурата по едно и също време. Безопасността и застраховането на работната сила ви съветва да запазите изреченията и абзаците кратки, да използвате илюстрации с примери, да избягвате жаргон и да пишете с положителен глас.
Разделете цялостните процедури за безопасност. Ако пишете процедура за безопасност, която е по-дълга от няколко страници, като план за спешна евакуация, разделете текста на няколко по-кратки процедури и раздели.
Редактирайте писането си. Уверете се, че вашите правопис и граматика са правилни и че въвеждането, стъпките по процедурата за безопасност и обобщението съвпадат. Използвайте помощта на партньор, за да проверите какво сте написали, за да сте сигурни, че процедурата за безопасност е ясна, лесна за разбиране и не пропускате никакви важни стъпки.
Съвети
-
Напишете името на фирмата, ръководството, заглавието на процедурата и името на секцията (ако е приложимо) в горната част на всяка страница.
Винаги пребройте процедурите си.
Напишете номера на страниците по следния начин: “Страница 1 от (общ брой страници).”
