Когато управлявате бизнес, има моменти, когато трябва да кажете "не" на клиент, продавач или асоцииран партньор. Правенето му по професионален начин може да помогне да се запазят добрите отношения.
Представяне на професионални писма
Напишете писмото си на фирмено бланку или стационарно и изпратете писмото от най-подходящия човек във вашата организация. Ако има номер на жалба на клиент, номер на поръчка за покупка или справка за покупка, включете го в кореспонденцията си.
Заявете Вашето дело
Олово с положителна бележка, като например благодарение на клиента за неговото или нейното искане, след това се обърнете точно към въпроса. Например, „Благодарим ви за патронажа ви и последното ви писмо относно статута на гаранцията за вашата видеокамера XYZ. След задълбочено проучване установихме, че не можем да изпълним гаранцията за вашата видеокамера, както се изисква."
Архивирайте обосновката си
Посочете конкретна причина, поради която отхвърляте искането на клиента. Например, цитирайте фирмената политика, прегледайте най-важните моменти от случая или обобщете по друг начин какво се крие зад решението ви. Включете прикачени файлове, ако е необходимо, като копия на договори, гаранции или други документи, които поддържат вашата позиция. Например, „Както ще видите в приложеното гаранционно споразумение, тази политика за пълно обслужване е в сила за първите 12 месеца от собствеността. Според нашите документи, вие сте закупили камерата си преди три години, правейки днешните претенции неоправдани."
Предложете компромис
В някои случаи няма място за компромис или за разширяване на маслиново клонче, но ако искате да задържите бизнеса на клиента надолу по пътя, предлагайте някаква отстъпка, която да помогне за смекчаване на удара. Например, „Бихме искали да ви предложим 25-процентна отстъпка при покупката на нова видеокамера“ или „Приложено, моля, намерете подаръчна карта от $ 50, която може да бъде изкупена за всяка покупка на електроника в нашия магазин“.
Други видове откази
В хода на бизнеса ви може да се наложи да отхвърлите условията на договорите с доставчици, да откажете искания на служителите за ваканция или да напишете професионална кореспонденция с други бизнес партньори. Следвайте същите общи насоки, описани по-горе, като приспособите писмото към конкретната ситуация.
Съвети
-
Отказ на договор: „Благодаря ви за възможността да подновите нашия договор с ABC Refuse Removal. Поради скорошното ви увеличение на таксите, ние избрахме да използваме услугите на друг доставчик."
Заявки за служители: “Вашето искане за платен отпуск през последната седмица на декември е отказано, тъй като тази седмица е затъмнена за всички служители поради инвентаризацията в края на годината.
Покани за колеги: - Благодаря ви за поканата да участвате в борда на директорите. За съжаление, имам няколко предварителни професионални ангажименти, които ме възпрепятстват да поемам нови роли в този момент."
Завийте го
Приключете писмото си с израз на благодарност за съществуващите отношения, последвани от покана за допълнително обсъждане на въпроса, ако е необходимо. Например: „Благодаря ви за бизнеса.Ако имате въпроси или искате да обсъдите този въпрос допълнително, моля, свържете се с мен директно."
