Много предприятия издават чекове от отдела си за плащане на сметки, за да посрещнат финансовите си задължения. Тези финансови задължения включват плащания от страна на доставчика, лихвени плащания към заемодатели или държавни данъчни задължения. Отделът платими сметки получава фактура или заявка за проверка, която използва за архивиране на извършеното плащане. Проверките предлагат няколко предимства на бизнеса.
Хартиен път
Едно от предимствата на проверките е, че хартията оставя следа от чека. Всяка проверка създава хартиен документ, който описва кой е получил плащането, в кой ден е извършено плащането и сумата на плащането в долари. Компанията може да преразгледа, когато чекът изчиства банката, заедно с информация за това кой е подписал чека. Хартиената следа, създадена от проверката, позволява на компанията да поддържа своя архив. Някои компании използват дублирани проверки, като съхраняват копие от проверката за собствените си записи. Служителите в тези компании могат да се обърнат към предишни проверки, когато възникнат въпроси.
Сигурност
Хартиените чекове предлагат предимството на допълнителна сигурност за плащанията, изпращани по пощата. Само посоченият получател може да представи документ за плащане. Ако получателят откаже получаването на чека, компанията може да се свърже с банката, за да провери кой е представил чека. Всяко несъответствие може да бъде разрешено директно с банката. Също така някои собственици на малък бизнес могат да обмислят плащането на доставчици или кредитори с пари в брой. Паричните средства не дават писмено доказателство, че плащането е извършено, и оставя собственика на бизнеса да бъде отворен, за да бъде отново таксуван за сумата.
контрол
Документните проверки предоставят на бизнеса възможност да контролира извършените плащания. Съществуват няколко мерки за контрол в отдела за плащане на сметки, за да се гарантира, че чековете се записват на правилния получател за правилната сума. Един служител може да разреши чек да бъде написан след преглед на архивната документация. Друг служител всъщност отпечатва чековете. Висшият мениджър подписва проверките. Това дава възможност на трима служители да участват в процеса на плащане с чек, свеждайки до минимум потенциала за грешки или измами. Предприятията също използват предварително номерирани проверки. Предварително номерираните проверки позволяват на фирмата незабавно да идентифицира липсващите проверки и да предприеме действия за предотвратяване на осребряване на тези проверки.
поплавък
Окончателното предимство при използването на проверките включва флоат. Float се отнася за времето, което минава, след като компанията отпечата чека, докато парите напуснат банковата сметка на компанията. В много случаи флоатът съществува само за един ден. Въпреки това, компанията печели лихва за този допълнителен ден преди представянето на чека за плащане.
