Типична бизнес организация изпълнява работното си натоварване чрез създаване на серия от задачи, които се изпълняват и изпълняват според изискванията. Тези задачи могат да включват закупуване на материали, продажба на услуги, наемане на служители или реагиране на клиенти. Поставянето на тези задачи в поредица от организирани и взаимосвързани системи може да е от полза за компанията, като въвежда ефективност и ред в работния ден и в крайна сметка увеличава крайния резултат. Системите на работа позволяват ежедневните задачи да работят координирано и да осигуряват основна рамка за производство на услуги и продукти.
Определете системата
Работната система е колективно усилие и е проектирана, когато определена задача или цел се идентифицират като изискващи повече от един човек да изпълни. Работните системи включват технологии, информация и бизнес ресурси за създаване на услуги или продукти за клиенти, както външни, така и вътрешни. Лицето или лицата, които наемат други лица да работят в рамките на работната система, трябва първо да определят и организират системата, която ще позволи постигането на целта. Системата трябва да бъде дефинирана, за да се знае кои работници и машини са необходими, какво ще се прави и как системата ще се движи от една задача към друга за максимална ефективност.
Видове системи на работа
Не съществува нито един тип система на работа, тъй като концепцията на работната система е черупка, която може да бъде изпълнена с цели и нужди на организацията. Примери за работни системи включват информационна система, верига за доставки, услуга за служители или клиенти и системата, в която купувачът влиза, когато поръчва продукт от организацията. Уебсайтовете за електронна търговия също могат да се считат за работни системи, които изпълняват задачи като маркетинг, обслужване на клиенти или управление на транзакции.
Някои работни системи са проектирани да изпълняват задача и след това да завършат, като специален проект (конференция, събиране на данни) или продукт, който се произвежда за определено време и след това се преустановява. Други работни системи могат да се свържат заедно, за да формират по-голяма работна система, като например работната система, която произвежда продукт. Например, производствените производствени системи (производствени линии) свързват работната система на веригата за доставки (покупки на материали), работната система за проектиране (инженеринг) и работната система за опаковане (произвежда готов продукт за покупка).
Елементи на системата
Всички работни системи съдържат серия от елементи, които влияят на работната система. Елементите са взаимозависими и работят заедно, за да създадат цялостна система. Тези елементи включват работника, задачата, структурата на организацията, политиките и насоките на организацията и практиките на ръководството на организацията.
Работникът може да бъде служител или работник на договор. Разглежданата задача включва какво трябва да се направи и как трябва да се изпълни задачата. Структурата на организацията включва индивидите, ролите в компанията и как ролите са свързани с работата, която трябва да се извърши. Политиките на организацията включват споразумения, правила и изявления, които диктуват начина, по който работата трябва да бъде завършена.Лидерските практики в рамките на организацията контролират и насочват изпълнението на работната система и спомагат за запазване на фокуса и мотивацията.
Основна рамка
Въпреки че работните системи се различават значително в различните организации, съществува основна рамка от компоненти, които могат да се използват за попълване на работната система. Тези компоненти включват участниците, дейностите и процесите, технологиите, информацията или данните, физическата среда, стратегиите на процеса и крайния продукт. Компонентите на рамката се преплитат с елементите, за да произведат работната система.
Преразглеждане на работните системи
Динамиката на преразглеждане на съществуващата система на работа може да се постигне чрез налагане на набор от фази на работната система. Известни като жизнен цикъл на работната система, тези фази се описват като експлоатация и поддръжка (текущи подобрения), иницииране (нова система на работа), развитие (нови изисквания) и внедряване (инсталиране, обучение, тестване). Планираните и непланираните ревизии и промени могат да възникнат, когато се използват тези четири фази. Планираните промени използват всичките четири фази, а непланираните или неочаквани промени възникват през всяка фаза под формата на адаптации, експериментиране и поправки.
