Вероятно нямате никакъв проблем да си представите този сценарий: получавате покана за престижна конференция, на която ще имате много възможности да общувате и разширявате бизнеса на фирмата си. Сега обаче сте изправени пред препятствието да убедите шефа си да ви позволи да присъствате. Оправдателните разходи могат да предизвикат стенания на мрака, но организацията и подготовката ще ви помогнат да постигнете целта си.
Изгответе убедителни аргументи, които убеждават висшите ръководители в необходимостта от въпросния разход. Убедете шефовете си, че трябва да похарчите тези пари за този конкретен обект или услуга. Докаже, че този разход ще доведе до висока възвръщаемост на инвестициите. Представете колкото се може повече подкрепяща документация, за да получите своята точка.
Изчислете точната цена на този разход и представете сумата на шефовете си. Вашите изчисления ще успокоят умовете си, демонстрирайки, че сте разгледали това напълно и не планирате да губите пари. Представянето на очакваните разходи за разход може също да облекчи опасенията, че планираните разходи ще бъдат възмутителни. Ако можете също така да определите разходите за това, че не харчите парите за продукта или услугата, произведете тези цифри, както и за да привлечете Вашия въпрос.
Попълнете всички формуляри за разходи по инструкции. Повечето организации имат официална система за представяне на обосновки за разходите. Счетоводният отдел вероятно ще изисква от вас да попълните формуляр, който оправдава цената на покупката. Не забравяйте да не пренебрегвате никакви полета в документа, тъй като забравянето да включите детайл може да ви причини проблеми по-късно.
Подайте документация за всичко, свързано с разходите. Мениджърите искат да видят точно къде отиват парите; чрез предоставяне на хартиена пътека, вие ще им помогнете да разберат защо трябва да закупите този конкретен продукт или услуга. Включете всяка една квитанция или документ, отнасящи се до разходите, така че никой да не може да ви обвини в злоупотреба.
