Генерирането и изпращането на фактури може да отнеме много време. Все пак, това не е процес, който трябва да се прескочи или игнорира. Правилно проектираната фактура помага на бизнеса да бъде платена и осигурява правна защита за двете страни. Ако някога бъдете одитирани от Службата за вътрешни приходи, вашата система за фактуриране може да обоснове отчетения доход.
Основи на фактурите
Когато продавач иска да получи заплащане за стоки или услуги, той изпраща фактура. Фактурата е документ, който описва финансовите компоненти на бизнес транзакцията. Фактурата включва името и информацията за контакт на купувача и продавача, описание на предоставените услуги или стоки, цената за единица и общата дължима сума. Фактурите обикновено включват и дата на плащане, номер на фактура и предпочитан начин на плащане.
Заплащане
Фактурите помагат на компанията да получи пълно възнаграждение и да се изплаща навреме. Може да се окаже трудно да се плаща без подходяща фактура. Предприятията обикновено изискват получаване на подробна фактура преди изплащането на плащанията. Условията за плащане могат да помогнат на компанията бързо да събере вземания. Например, една компания може да каже, че плащането е дължимо при получаване, в рамките на 30 дни от получаването или 60 дни от получаването. Включването на политика на такса за късна такса във фактурата - например, че закъснелите плащания подлежат на такса от 20 щ.д. - също може да помогне за осигуряването на бързо плащане.
Установяване на законни права
Фактурите предоставят доказателства, че продуктите и услугите са доставени и установяват правото на дружеството на плащане. В случай, че клиентът не плати, фирмата може да използва договори и фактури, за да докаже законно пред съда, че това дължи плащане. По същия начин дружеството може да съхранява копия на фактури и суми, платени на контрагенти и продавачи, за да установи, че е изпълнило договорното си задължение за плащане.
Одиторски доказателства
Дори ако правите всичко правилно, винаги има възможност вашият бизнес да бъде одитиран от данъчните служби. По време на одит IRS иска да гарантира, че сте правилно докладвали всички приходи, които сте получили през годината. Ако имате организирана система от последователно номерирани фактури, IRS има повече увереност, че сте докладвали доходите напълно и правилно. Ако фактурите са непостоянни или несъществуващи, тежестта на доказване е върху вас, за да покажете, че не криете никакви доходи.
