Съвременната офис технология прави предпоставката на самия офис по-малко актуална, тъй като покритието и производителността на интернет се подобряват. Модерната офис среда е повече за това, което можете да направите, за разлика от това, където го правите. Новите технологии променят обхвата на това, което се счита за офис. Офисите неизбежно приемат по-нови технологии, които правят повече работа с по-малко хора, и има натиск да се запази модерен, професионален имидж, като остане на върха на най-новите технологични тенденции.
Спестяване на време чрез ефективност и автоматизация
Използвайки съвременни офис технологии, работниците прекарват по-малко време в рутинни задачи, което ги освобождава за допълнителни проекти. Компютърно разбирани работници изследват компютърните практики за автоматизация, като намаляват времето, прекарано в често повтарящи се задачи. Например служителите спестяват време за форматиране на документи, като използват шаблони. Някой може експоненциално да подобри ефективността чрез споделяне на шаблон с други работници чрез отдалечен достъп до сървъра, съхранение в облак и електронна поща от където и да е клетъчно покритие. Услуги като Google Диск, iCloud и Microsoft Azure са практични решения за организиране и споделяне на често използвани шаблони, споделени електронни таблици и свързана с работата документация. Организираното споделяне на облаци елиминира необходимостта от посредник за споделяне на данни.
Местоположението е без значение; Спестяванията са споделени
Работните места, включващи работник, който седи на компютърен терминал по цял ден, обикновено не е необходимо да се извършват на определено място. Новите комуникационни технологии не само правят работата от дома и пътя възможна, но и безпроблемно. Ако свършите работата си на лаптоп, можете да го направите същото от кабината на офиса или от масата в хотелска стая. Отдалечената работна сила допринася за ползите за работодателя и служителя. Според Business Week, фирмите спестяват по 8000 долара годишно за всеки служител в телекомуникационния сектор. Телекомуникационните възможности разширяват пула за кандидатстване на бизнеса, защото местоположението не е голямо нещо. Служителите в областта на дистанционната работа могат значително да спестят разходите за транспорт, като спестяват време всеки ден, като не пътуват до работното място и имат по-лесен начин да жонглират семейния живот.
Комуникационни опции Продължавайте да растете
Закъснението, пикселизираните онлайн видео разговори в конферентната зала са нещо от миналото: широколентовите и мобилните интернет връзки са достатъчно бързи, за да се справят с едновременните видео потоци, без да свързват хора с физически места. Услугите за видеоконференции като Skype работят чудесно за провеждане на срещи, без да имат участници в същата сграда. Социалните медии са алтернативна възможност за комуникация с клиентите: силното присъствие на социалните медии може да е много важно за укрепването на крайния резултат. Освен това, технологията като VoIP намалява разходите, като се освобождава от нуждата от стационарни телефони. Придържането към старата технология за твърде дълго време може да предизвика проблеми. Например, услугата за поръчка на храни GrubHub удари затруднения с ресторантите си, които все още получават поръчки на факс машини.
Практически излишък на данни
Служебните пожари, земетресенията и неуспехите на твърдия диск могат да предизвикат хаос в архивите на офиса. Съкращаването на данните чрез облачните услуги и отдалеченото съхранение може да спести на бизнеса много мъка и пари. Съхраняването на данни на отдалечен сървър също прави практиката работниците да споделят огромни количества информация, независимо от местоположението им. Например, медицинските специалисти могат да използват масивни бази данни за историята на пациентите, за да изучават заболявания и да разработват нови лечения. Cloud и сървър бази данни могат да спестят бизнес пари чрез консолидиране на продукти и услуги.
