Малко хора обичат да уволняват служител или да ги помолят да напуснат проект. Най-добрият начин да прекратите някого е да говорите лично с тях, но това не винаги е възможно или поради дистанция, или защото вашата компания изисква официална документация за прекратяването. В този случай ще трябва да напишете писмо с молба лицето да напусне проектната група. Писма, които освобождават служителите, трябва да бъдат написани внимателно, за да се гарантира, че тонът е тактичен и професионален, но същевременно предава същественото послание.
Започнете писмото, като напишете датата. Прескочете дадена линия и въведете името и адреса на получателя на отделни редове. Прескочете допълнителен ред и напишете „Уважаеми господине / господа. (Фамилия)“, последвано от двоеточие.
Кажете на лицето веднага, че е била свалена от проектната група. Използвайте тактичен тон; помнете, без значение колко тежка е ситуацията, това писмо все още представлява вас и вашата компания, така че трябва да останете професионалисти.
Дайте кратък преглед на причините, поради които той е свален от екипа, но не правете конкретни коментари. Шансовете са, че той има добра представа защо е бил отстранен от екипа и може да се обади по телефона или по имейл, ако има въпроси. Избягвайте да поставяте конкретни данни в писмена форма, защото те дават възможност на получателя да постави под въпрос вашата обосновка или да оспори вашето решение.
Благодарете на получателя за нейното пребиваване в групата или компанията. Кажи й, че оценяваш нейната работа и я желаеш добре в бъдеще.
Подпишете буквата "Искрено" и пропуснете три интервала. Въведете пълното си име. Отпечатайте писмото на фирмените бланки и го изпратете чрез сертифицирана поща, за да имате потвърждение, че е получил писмото.
