Служителите без директен депозит получават чекове на живо, които могат да осребрят в съответната банка. Проверката на печата е важна стъпка при обработката на работната заплата. Това е един от последните етапи, сред многото етапи, на обработката на заплатите.
Определете дали ще използвате софтуера за заплати за печат на чекове. Счетоводен софтуер като QuickBooks ви позволява да обработвате вашите ведомости за заплати и да отпечатвате чрез системата. Ще трябва да закупите софтуера и да го изтеглите на компютъра си. Ръчното печатане на чекове се прави на пишещата машина и е все по-рядък метод за печатане на чекове, обикновено използван от много малки фирми.
Знайте каква информация трябва да бъде отразена в заплатата. Обикновено името, адресът на служителя, датата на проверката, номера на чека, брутното възнаграждение, нетната заплата, банката на работодателя, подписът на работодателя и информацията за заплатата на работодателя (например удръжки, годишни суми и данъчна информация) са на заплатата.
Определете информация за заплатите, като заплати и доброволни и принудителни удръжки, за всеки служител. Ако използвате система за ръчно изчисляване на заплатите, изчислете всички заплати, данъци и удръжки, които ще бъдат удържани на ръка за всеки служител. Проверете двойно информацията си.
Въведете информацията в системата; след това отпечатайте доклади за предварителна обработка, за да проверите отново и балансирате своите записи. Ако откриете несъответствия, коригирайте ги, преди да отпечатате чековете, за да избегнете загуба на хартия и мастило.
Кликнете върху бутона чек-печат за текущия платежен запис, за да отпечатате проверките, след като сте установили, че всичко е правилно. Ако вашата ведомост е ръчна, използвайте пишеща машина с функция за изтриване, за да отпечатате чековете.
Предайте файла с директен депозит и изпратете данъчни файлове на данъчната компания, ако е приложимо. Затворете ведомостта. Ако след това се натъкнете на грешка при заплащане, ще трябва да подадете ръчна проверка, ако искате да отстраните проблема веднага. Можете да анулирате грешната проверка по време на следващия период на заплащане или дори след това, доколкото тя се приспада от годишните доходи на служителя.
Съвети
-
Опитайте се да използвате лазерен принтер, за да осигурите гладко отпечатване. Ако нямате софтуер за заплати и бихте предпочели да не използвате метода за ръчно отразяване на заплатите, използвайте онлайн софтуер като Microsoft Office Online за печатане на чека. За да отпечатате онлайн чек за заплащане онлайн, използвайте безплатна услуга като paycheckcity.com.
Внимание
Проверете, за да се уверите, че софтуерът за заплати, който използвате, ще отпечата всички необходими данни за заплатите на заплатата, преди да извършите пълна проверка. Не обработвайте пълния списък на заплатите с нова система за заплати, без първо да я тествате. Направете макет на един служител и генерирайте чек за нея. Отпечатайте чека, за да се гарантира, че е отразена цялата необходима информация за работната заплата.
