Финансовите отчети на дружеството включват отчет за доходите, баланс и отчет за паричния поток. Отчетът за доходите обобщава приходите, разходите и печалбите в отчетен период. В счетоводния баланс са изброени активите, пасивите и собствения капитал, а отчетът за паричния поток обобщава входящите и изходящите парични потоци. Точните финансови отчети са важни, защото ръководството, инвеститорите, кредиторите и външните одитори зависят от надеждна и пълна информация, за да оценят финансовото състояние и резултатите на предприятията. Точността започва с вписванията в дневника и завършва с главния изпълнителен директор, удостоверяващ надеждността на информацията.
Осигурете точността на процеса на въвеждане на данни, който включва записите в дневника на финансовите транзакции и осчетоводяването на записи в дневника. Ако вашите професионалисти по въвеждане на данни правят математически грешки или въвеждат данните в грешни сметки, дори един сложен счетоводен пакет няма да го открие. Обучението и случайният мониторинг са два начина за осигуряване на качествен контрол в процеса на въвеждане на данни. В статия от северна Невада Business Weekly от ноември 2010 г., сертифицираният публичен счетоводител Майк Босма препоръчва да предоставите на служителите за въвеждане на данни печатна карта на фирмените сметки, които да се използват като референция, така че да въвеждат данните в правилните сметки.
Съгласувайте счетоводните си записи с външни записи, като банкови извлечения, фактури на доставчика, извлечения от кредитни карти и други документи. Цифрите трябва да съвпадат. Например касовото салдо на баланса ви трябва да съвпада с крайното салдо на банковото Ви извлечение. По същия начин, балансът на дългосрочните пасиви следва да съответства на общите салда по ипотечни и други дългосрочни кредитни документи.
Проверете за очевидни грешки в баланса. В ръководството, публикувано на нейния уебсайт, Центърът за развитие на малкия бизнес в Илинойс препоръчва на собствениците на малки предприятия да търсят очевидни грешки в баланса, като например отрицателен паричен баланс.
Прегледайте отчета за доходите за възможни грешки. Цената на продадените стоки не трябва да е една и съща всеки месец, тъй като е вероятно съставът на продажбите да варира всеки месец. Ако имате дълготрайни активи, трябва да има запис за разходите за амортизация. Уверете се, че сте направили корекции за начислени, но неплатени разходи, като например разходи за лихви и заплати.
Проверете дали сте направили корекции за непаричните разходи в отчета за паричните потоци. Разликата в нетното салдо между предишния и текущия период трябва да съответства на промяната в банковите ви извлечения, като се приеме, че постъпленията по кредита преминават през банковите сметки на вашия бизнес.
Проследявайте с вашия счетоводител, управител на магазина или надзорника на склада, ако забележите аномалии. Например, по-висок от нормалния баланс може да е резултат от прекалено много остарели или преустановени артикули на склад. Високата възвращаемост на продажбите може да означава проблем за контрол на качеството във вашето производствено съоръжение или в съоръжението на вашия доставчик.
