С толкова много опции за персонализиране на счетоводен софтуер QuickBooks, може да е объркващо да се каже разликата между бизнес партньори, клиенти и доставчици. QuickBooks определя доставчик като човек, от когото купувате продукт или услуга. От вас зависи да дефинирате и категоризирате доставчиците по видове въз основа на нуждите на вашия бизнес.
Добавяне на доставчици
Използвайте функцията Списък на доставчиците на QuickBooks, за да запазите информация за фирмите и лицата, с които работите. Добавете нов доставчик в списъка, като кликнете върху иконата „Център за доставчици“. Изберете опцията "Нов доставчик" в горния ляв ъгъл и въведете името, информацията за контакт и началното салдо, ако има такива, в пространствата, предоставени в получените полета за въвеждане. Ако желаете, кликнете върху раздела „Предварително попълване на профила“ и въведете стандартните условия и сметки за плащане. Изберете "Next", за да запишете доставчика и въведете друг, или изберете "Save", за да запишете доставчика и да го затворите.
Видове доставчици
Определянето на типовете доставчици ви позволява да присвоите категории, които имат смисъл за вашите бизнес нужди. Типовете могат да бъдат специфични за отделните отрасли или на базата на географско местоположение. Те могат да бъдат и подмножества от други видове доставчици, като например дизайнери - интериор и пейзаж. Използването на типове доставчици може да спести време и да позволи по-ефективна организация. Можете да изтегляте отчети и да създавате пощенски съобщения за доставчици според типа, като намалявате ресурсите и доставките. Типовете доставчици се задават чрез функцията Нов доставчик или Редактиране на доставчика. За да изведете списъка с типовете доставчици, щракнете върху менюто "Списъци", следвано от опцията "Списък на профилите на клиентите и доставчиците" и опцията "Списък на доставчика". Използвайте опциите в долната част на списъка, за да добавите "Добавяне", "Редактиране" или "Изтриване".
Доставчици, които са клиенти
Когато дадено лице или фирма първоначално е вписано в QuickBooks като клиент и по-късно функционира като продавач, или обратното, е необходимо да се посочи лицето или компанията в списъците на доставчика и клиента. Това ще позволи точно отчитане, фактуриране и други счетоводни функции. За да се избегне неволно смесване на транзакции, името трябва да бъде диференцирано или маркирано. Това може да бъде направено само с помощта на среден началник в един списък или маркиране на клиентската сметка с позната цифра или буква, като например "c" за списъка с клиенти или "v" за списъка на доставчиците. Използвайте функцията за редактиране, за да се уверите, че името е точно показвано в частта "Информация за клиента" в полето за информация на клиента, и частта "Печат върху проверки" в полето за информация за доставчика.
1099 Доставчици
На 1099 продавач се издава формуляр 1099-MISC в края на данъчната година и често се нарича и независим изпълнител. За разлика от служител, който получава формуляр W-2 в края на данъчната година и за когото удържате данъци с всеки платен период, 1099 продавач се плаща редовно с чекове, но е отговорен за подаването и заплащането на собствените си данъци. За да добавите доставчик на 1099, щракнете върху иконата "Център за доставчици" и изберете опцията "Нов доставчик" в горния ляв ъгъл и въведете името, информацията за контакт и началното салдо, ако има такива, в пространствата, предоставени в получените полета. Изберете раздела "Допълнителна информация" и въведете данъчния идентификационен номер на доставчика, който те трябва да са предоставили. Или, ако продавачът е едноличен търговец, въведете номера на социалното осигуряване. Проверете опцията "Допустим доставчик за 1099" и натиснете "OK", за да запазите.
