Когато изпращате диктувана бизнес писмо, използвайте референтни инициали, за да посочите кой е въвел писмото. Инициалите за справка се използват само в този случай; ако сте написали писмото сами, няма нужда да ги включвате. Инициалите за справка се състоят от инициалите на лицето, което изпраща писмото, последвано от инициалите на машинописка.
Референтен първоначално разположение
Инициалите за справки са поставени в долната част на страницата с букви, форматирани в лявата страна. Освен ако няма заграждение с вашето писмо, референтните инициали ще бъдат поставени на най-долния ред на страницата. Ако има заграждение, поставете референтните инициали над линията на заграждението, разделени с един празен ред.
Инициалите за препратки се състоят от инициалите на изпращача с главни букви, последвани от инициалите на машинописта с малки букви. Двата комплекта инициали са разделени от двоеточие - макар че може да се използва и наклонена черта. Периодите не се използват в референтните инициали. Например, ако Брайън Мартин взема диктовка за Мери Лоусън, референтните инициали ще се появят, както следва:
ML: т.м.
