Може да се нуждаете от много подготовка, за да напишете солидно референтно писмо за повечето хора, особено ако им липсва опит в позицията, за която кандидатстват. Когато кандидатът притежава богат административен опит, задачата може да стане по-лесна, защото можете да избирате кои аспекти от нейния опит се отнасят най-вече до новата позиция и да продавате тези аспекти на потенциалния работодател. Нейният опит може да говори сам за себе си, но вашето писмо може да се придвижи вкъщи, че тя е най-добрият кандидат за работа.
Започнете писмото, като идентифицирате кандидата, който препоръчвате. След това се представете, обяснете квалификациите си и посочете как познавате кандидата. Например, можете да кажете: "Пиша това писмо, за да препоръчам Чарлз Уилис за вашата счетоводна позиция. Казвам се Натали Джоунс и познавам Чарлз от 22 години; той беше мой ръководител в Madison Investments."
Прегледайте най-добрите качества на кандидата, като се съсредоточите върху конкретни проекти или задачи, върху които е работила. Обяснете реалните резултати, като например разходите, които нейните планове са спестили. Ако тя ще отиде на работа, това би довело до голямо движение нагоре, проектирайте успехите й с това, което може да направи в новата позиция.
Осигурете реални примери за способността й да работи с другите като администратор и член на екипа, ако е приложимо.
Обяснете какво прави този кандидат да се открои като администратор или служител. Осигурете реални примери за това как тя е преминала над своите задължения и е постигнала важни цели. Потенциалният работодател ще иска да знае какво я прави най-добрият кандидат, а вашето описание на това как се справя с конкретни ситуации по нов или интелигентен начин може да убеди потенциалния работодател да я интервюира.
Направете солидна препоръка на компанията да наеме лицето, за което се отнасят. Уверете ги, че той е способен да свърши работата и че неговата личност и способността му да работи с другите ще го направи добър. Ако кандидатът ви търси по-висока длъжност в администрацията, повторете как сегашният му опит го е подготвил за работата и че има изключителен опит в своята област. Ако той търси по-малко стресираща работа или промени кариерата си, повторете качествата, които ще го направят добър наем.
Посочете телефонния си номер и електронна поща, в случай че лицето, което изпращате писмото, иска информация. Посочете, че с удоволствие ще обсъдите по-подробно квалификацията на кандидата.
