Докладите за управление на проекта осигуряват актуализация на напредъка по конкретен проект. Обикновено те се пишат на етапите на проекта, но могат да бъдат поискани от клиента или от надзора по всяко време. Докладите за управление на проекти са важни, защото те позволяват на ръководителя на проекта да оцени напредъка, като го сравнява с първоначалния план. Това позволява на мениджъра да комуникира и обясни всички промени, забавяния, проблеми и положителни резултати на всички заинтересовани страни. Докладите за управление на проекти не трябва да бъдат продължителни, но трябва да обхващат всички аспекти на проекта.
Дайте информация за идентифициране на проектите: името на проекта, номера на проекта (ако има такъв), името на клиента, лицата за контакт, ако клиентът е фирма или организация, началната дата на проекта и адреса, на който проектът се изпълнява, ако е приложимо. Също така посочете името на ръководителя на проекта (PM), името на лицето, което изготвя доклада, ако авторът е друг, а не датата на писмото.
Избройте имената на всички страни, на които ще бъде разпространен докладът за управлението на проекта. Включете всички изпълнители, служители, надзорници или контакти с клиенти, които ще получат копие от доклада. Включете „Файл“ в долната част на списъка, за да укажете, че копие от отчета е поставено в файла на проекта.
Оценете текущия обхват на проекта в сравнение с първоначалния обхват на проекта. Обърнете внимание на направените промени и включете името на страната, която е поискала промяната, и името на страната, която е одобрила промяната.
Оценява текущия график на проекта спрямо планирания график. Обяснете всякакви забавяния или печалби и посочете как те ще се отразят на общия график. Посочете дали закъсненията в момента са разрешени или нерешени. За неразрешени забавяния обяснете плана за преодоляване на проблема и посочете кога очаквате въпросът да бъде решен. Ако датата на завършване е променена, посочете нова дата на приключване.
Сравнете текущия бюджет с първоначалния бюджет. Помислете както за цената (сумата, която продавачът заплаща в труда, така и за материалите за завършване на проекта) и за цената (какво ще плати клиентът след приключване на проекта). Не забравяйте да включите промени в цената или цената, причинени от промените в обхвата. Приложете актуализиран бюджет на проекта, ако е приложимо.
Сравнете текущата рискова среда с първоначалния формуляр за оценка на риска. Посочете кои рискове са елиминирани и кои са все още налице. Избройте всички нови рискове, които са възникнали заедно с потенциалните им бюджетни и срочни последици. Предложете план за избягване или реагиране на нови рискове.
Подпишете документа. Ако документът е повече от една страница, започнете всяка страница. Някои фирмени процедури изискват също така надзорникът и / или клиентът да се подписват от всички отчети за управление на проекти.
Съвети
-
Не забравяйте да включите и добрите новини! Включете в доклада всички икономии на разходи и време.
Документирайте всички грешки на доставчиците, които влияят на сроковете или бюджета. Възможно е да можете да подкрепите доставчиците на такси за загубено време или пари.
