Писането на подробен план или процес на управление на проекта включва документиране на стъпките и задачите, необходими за създаване на продукт или услуга. Вашият план за действие трябва да описва цялостния проект с всички фази, като се започне с иницииране и продължава чрез мониторинг, изпълнение, контрол и закриване, препоръчва Института за управление на проекти. Включете преглед и подробности за обхвата, графика, разходите и качеството. Трябва също така да изброите членовете на екипа по проекта, комуникационната стратегия, рисковете, процесите на закупуване и техниките за управление на промяната.
Използване на шаблон
Въпреки че можете да създадете свой собствен формат, често е по-лесно да започнете със съществуващ дизайн. Изтеглете шаблон от уебсайт като Microsoft Office, PM Docs или PM Links. Използването на шаблон гарантира, че покривате всички необходими теми и поддържате последователност с всеки проект. Освен това, шаблонът ви напомня да идентифицирате хората, които ще одобрят вашия план, разпределят средства и осигуряват ресурси.
Препоръката за преглед се използва за описание на ситуацията. Например, избройте бизнес условията, които предизвикаха необходимостта от проекта. Това може да включва обратна връзка с клиентите, планове на конкуренти или изисквания на инвеститорите. Създайте раздели за обхвата, графика и бюджета. Тези раздели предоставят подробности за продукта или услугата, които планирате да създадете, етапите на проекта, колко хора трябва да работят по проекта и бюджетните ограничения. Създайте раздел, който описва процеса на управление на качеството и включва стратегия за гарантиране на качеството и инициативи за контрол на качеството. Чрез документиране на процеса, който планирате да следвате, вие казвате на всички членове на екипа какво трябва да направят, за да постигнат целите и задачите на проекта.
детайли
Избройте членовете на екипа по проекта, техните роли и отговорности, както и времевите ангажименти в помощните секции. Освен това опишете комуникационната стратегия, която ще се следва, като например попълване на седмични отчети за състоянието и провеждане на месечни срещи. Например, можете да включите таблица, показваща какво искате да работи всеки член на екипа. Включете задачата в първата колона и документирайте състоянието във втората колона, като например, че не е стартирана, в процес на изпълнение, завършена или забавена. Добавете място за допълнителен коментар в трета колона.
процес
И накрая, опишете плановете за справяне с всички потенциални рискове, като закъснения на доставчика или допълнителни изисквания на заинтересованите страни. Определете процесите на закупуване и избройте техники за управление на промяната, включително кой може да одобри корекции в плана.
Одобрение
След като планът ви приключи, прегледайте подробностите с екипа по проекта. Включете обратната връзка, преди да я изпратите на заинтересованите страни за одобрение. След като планът бъде одобрен, започнете работа по стъпките. Поддържайте членовете на екипа информирани за напредъка, следвайки процедурата във вашата комуникационна стратегия. Тъй като работата продължава, оценявайте усилията си, така че да можете да включите техниките, които научите в следващия си проект.
