По дефиниция, изчерпателният доклад има за цел да изследва една подробна тема или идея. В бизнеса често се използват изчерпателни доклади за оценка и обсъждане на финансовото състояние на компанията. Всеобхватни доклади могат да се използват и за други цели, като обобщаване на нова бизнес тенденция или описване на нов целеви пазар. Ученето как точно да се напише изчерпателен доклад може да бъде полезно бизнес умение за служителите на всяко ниво.
Преди да започнете да пишете
Преди да започнете да пишете изчерпателния си доклад, съберете цялата необходима информация, данни, графики, таблици и документи, които трябва да посочите, докато пишете. Трябва да създадете план, инструмент за писане, който може да ви помогне да организирате мислите си в структуриран формат. Очертанието обикновено се състои от кратки изречения или фрази, които могат да послужат като отправна точка за различните части на отчета ви. Въпреки че тези раздели ще се различават в зависимост от типа на доклада, който пишете, те могат да включват резюме, въведение, съдържание, няколко главни абзаца, заключение, приложение и раздел за справки.
Писане на доклада
Използвайки очертанията си, за да ви насочи, започнете с написването на първия проект на подробния доклад. Започнете с въвеждането, което ще разкаже на читателите какво ще прочетат и ще обяснят основните моменти, които ще бъдат направени в доклада. След въвеждането добавете няколко параграфа или конкретни раздели, които се отнасят до ключовите точки на вашия доклад. В края на доклада напишете заключение, което обобщава доклада. Заключението трябва да консолидира всички основни точки, които сте посочили в доклада. Тя може да включва вашите препоръки или мнения по съответната тема.
Резюмето
След като сте написали доклада си, полезно е да напишете резюмето. Той се състои от няколко параграфа, които обобщават целия доклад. Резюмето трябва да даде на читателя съкратен преглед на изчерпателния доклад, така че те да могат да изберат най-важните моменти. Този раздел на доклада често е полезен за заети ръководители, които искат да визуализират доклада, за да разберат за какво става въпрос. Един кратък образец на резюме може да бъде:
Пример:
Digital Shirts, Inc. предлага висококачествени поръчкови ризи, снабдени със собствен алгоритъм. Нашите магазини са разположени в някои от най-добрите търговски центрове в страната, почти изключително в кварталите с по-високи доходи. Нашите търговски екипи са добре обучени да създадат опит за изкупуване на риза за всеки клиент.
Този доклад е поръчан да опише детайлите на предложеното ново крило на компанията.
Въз основа на данните от последните пет години, докладът показва, че доходите са стагнали, докато други търговци на дребно от висок клас виждат рекорд. След задълбочени изследвания разследващият отдел установи, че всяка компания с регистриран ръст на доходите също е увеличила цифровото си съдържание, свързвайки ги с клиентите си.
Изследователската и развойна дейност установи, че приложението за дигитално поставяне, предназначено да даде на всяка риза перфектно прилягане без обширни лични посещения, би довело до значително увеличение на доходите. Този доклад подробно описва как ще се използва приложението, количеството на направените практически проучвания и очакваните резултати от приемането на тази технология.
Препоръчително е всички магазини да започнат да включват новата цифрова технология за монтиране и че материалите за обучение и маркетинг трябва да бъдат създадени навреме, за да се възползват от предстоящия празничен сезон.
Поддържащите документи са полезни
Избройте източника на всички графики, таблици или графики, които сте използвали в доклада в приложението, и добавете своите изследователски източници към страницата за справки. Тези подкрепящи документи ще увеличат тежестта на вашите аргументи.
Процесът на редактиране
След като приключите с първия си проект, върнете се през подробния отчет, за да направите промени и допълнения, както смятате за подходящи. В края на процеса на писане може да получите няколко чернови. По време на процеса на писане, имайте предвид целевата аудитория. Типът език, който използвате, ще варира в зависимост от това кой ще чете подробния доклад. Например, ако пишете за експерт в областта, можете да включите сложни, специфични за отрасъла термини. Но ако пишете за мирянин, избягвайте да използвате жаргон и объркващи съкращения. В някои случаи може да има смисъл да се напише различен изчерпателен доклад за всяка група заинтересовани страни.
След като приключите с писането
След като приключите процеса на писане, е важно няколко пъти да коригирате работата си, като правите всякакви корекции, ако е необходимо. Преди да изпратите подробния доклад на целевата си аудитория, помислете дали да не поискате от кореспондентския отдел на фирмата ви да коригира и редактира документа. Тази стъпка е от решаващо значение, ако всеобхватният доклад бъде прочетен от членове на обществеността в бъдеще.
Точността, правилната граматика и правописа са ключови, особено ако докладът ще бъде прочетен от мениджъри от по-горно ниво във вашата компания. Докато работата ви няма да бъде прочетена от всеки член на корпоративния офис на компанията, един великолепен изчерпателен доклад може само да ви накара да изглеждате по-добре, когато времето за промоция дойде.
