Документите за бизнес изисквания обясняват какво трябва да направи бизнесът, за да разреши съществуващите проблеми и / или да придобие нови възможности. Въпреки това, тези документи не описват как да се приложи решението - това е по-късна стъпка. Бизнес анализаторите подготвят документи за изисквания след извършване на задълбочени проучвания за компанията и нейната индустрия. Изследванията следва да включват широкообхватна комуникация със заинтересованите страни, отнасяща се до обхвата на документа.
Бизнес цели
Въпреки, че описанието на бизнес целите на компанията е „да печелите пари“, всъщност целите често са по-сложни и квалифицирани. Доброто място за започване на документирането на бизнес целите е да се проучи корпоративната мисия, която трябва да обясни основните ценности на компанията, пазарите, на които тя желае да се конкурира, философията му на управление и това, което иска да постигне, вместо да печели пари. Например, мисията може да показва, че една компания иска да създаде иновативни решения, които имат значителна социална стойност.
Определяне на обхвата
От съществено значение е да се определи обхватът на документа за изискванията, така че да се обърне внимание на конкретно проблемно пространство. Спонсорството на документи е често организационно, което поставя ограничения върху обхвата на проекта. Например, отделът по корабоплаването може да поръча документ за бизнес изисквания поради нарастващ брой жалби на клиенти относно късното изпращане.
Факти в конфликт с цели
Следващата задача на анализатора е да документира факти, които противоречат на бизнес целите. Да предположим например, че една бизнес цел е да бъде лидер в определен пазарен сегмент на дадена индустрия. Ако компанията загуби пазарен дял за конкурентите в сегмента, анализаторът ще документира фактите, ще опише размера на загубата на пазара, ще предложи възможни причини за това явление и ще идентифицира една или повече бизнес цели, които не са изпълнени. За да завършите този раздел, анализаторът трябва да състави цялостен набор от цели / конфликти за факти, логически организирани в различни категории в обхвата на проблема.
Текущи процедури
В следващата част от документа за изискванията трябва да бъдат описани някои аспекти на текущите операции и политики. Лесно е да преминете през борда, така че опитен анализатор се концентрира върху дейности, които допринасят за обхвата на проблема. Например, анализаторът може да опише как дадена компания обработва данни и стоки от момента на получаване на поръчката до датата на експедиране. Описанието следва да посочи всички неефективности, които допринасят за закъсненията. Анализаторите използват различни графични инструменти, за да покажат как се движат данните, материалите и разходите през организацията. Анализаторът трябва също така да признае всички ограничения, които влияят на настоящите и бъдещите операции.
Организирайте за действие
Последният раздел на документа за бизнес изисквания показва набор от цели, които описват какво трябва да бъде изпълнено, за да се премахнат конфликтите между цели и реалност. На този етап анализаторът трябва да устои на изкушението да съветва подробно как да се решат проблемите. Например, анализаторът може да посочи „намаляване на времето за одобряване на поръчките с 20%“ като бизнес изискване, но не и „инсталиране на нова система за поръчки“. Анализаторът трябва да състави списък и диаграми на отделите и процедурите, върху които ще се отразят бизнес изискванията. Документът трябва също да включва график и бюджет за уточняване на подробни решения. По-късно проектният документ ще предложи начин да се удовлетворят изискванията. Преди това да се случи, спонсорът на проекта и други заинтересовани страни трябва да одобрят или да променят бизнес изискванията.
